Guide d'utilisation de l'INS

🎯 Objectif : vous accompagner (médecins et secrétaires) dans la validation et la qualification de l’identité des patients via l’INS dans Surgica, de manière fluide et sécurisée et répondre de ce fait à la règlementation. Tuto Vidéo :

 

Qu’est-ce que l’INS ?

L’INS (Identité Nationale de Santé) est l'identifiant unique attribué à chaque personne bénéficiant du système de santé en France. Il repose sur le NIR (Numéro d'Inscription au Répertoire), ou, pour les personnes n’en disposant pas, un numéro identifiant temporaire (NIA).

L’INS est utilisé dans les logiciels et systèmes de santé pour assurer une identification fiable et homogène des patients dans l’ensemble du parcours de soins.

Objectifs et bénéfices de l'INS dans Surgica

 

✅ Fiabilisation de l’identification des patients

✅ Interopérabilité entre les systèmes de santé

✅ Conformité avec le cadre réglementaire (Ségur du numérique, RNIV)

✅ Optimisation des échanges MSS et DMP

Attention de nouveaux champs apparaissent dans l’encart infos des patients proposés : Icone statut INS, Nom et prénoms de naissance, sexe. Matricule INS en lieu et place du N°SS

 

Qu’est-ce qui a changé sur la fiche d'identité ?

De nouveaux champs sont apparus et identifiés par (*) pour afficher les nouvelles informations nécessaires pour l'INS

EN effet, l’INS repose sur 5 traits stricts d’identité :

  • Sexe (M/F/I)

  • Nom de naissance (sans accents, en majuscule)

  • PrĂ©noms de naissance (idem)

  • Date de naissance (JJ/MM/AAAA)

  • Lieu de naissance (Code INSEE de la commune ou du pays)

 

L'identitĂ© peut avoir 4 statuts diffĂ©rents  identifiĂ©s par 4 icĂ´nes de couleurs diffĂ©rents comme indiquĂ© ci-dessous :


Étape 1 – Vérifier et sécuriser l'identité du patient

Un processus d’identification INS d’un patient (identitovigilance) permet assez simplement d’obtenir une identité INS au statut qualifié. L’appel au téléservice INSi va permettre de trouver le patient dans les bases nationales d’identité et de récupérer l’INS.

  • Aller sur le statut INS

La partie haute de la fenĂŞtre concerne l'identito-vigilance

  • SĂ©lectionner la pièce d’identitĂ© vĂ©rifiĂ©e et cocher “identitĂ© Ă©tablie avec justificatif…” si c’est le cas. Le choix “J’atteste dĂ©jĂ  connaĂ®tre l’identitĂ© de cette personne” est une procĂ©dure d’exception.

Sinon les 2 autres choix sont disponibles :

    • IdentitĂ© douteuse : pour signaler que la procĂ©dure d’identification n’est pas sĂ»re, soit du fait d’un doute sur le document d’identification prĂ©sentĂ© (suspicion de fraude), soit parce l’identitĂ© est relevĂ©e sur les dires d’un patient confus ou d’un tiers qui le connaĂ®t mal.
    • IdentitĂ© fictive : pour signaler que les traits d’identitĂ© n’ont pas de rapport avec l’identitĂ© rĂ©elle de l’usager.

Étape 2 – Faire appel au téléservice INSI

  •  Il existe 5 appels INSi diffĂ©rents. Ces appels sont effectuĂ©s depuis diffĂ©rents Ă©crans, et dans diffĂ©rents contextes. Les 2 premiers s’opèrent depuis l'Ă©cran du statut INSi. Les autres cas moins courants seront traitĂ©s dans la FAQ.

Avec la Carte Vitale

En cas de réussite de l’appel (une seule identité trouvée) :

Si l’identité retournée par le téléservice correspond au patient, cliquer sur Valider identité. L’écran INS affiche les informations retenues et la date de validité de ces dernières.

En cas d'Ă©chec de l'appel (aucune identitĂ© trouvĂ©e), Surgica permet de faire une recherche INSi sans vitale (Bouton RĂ©essayer sans vitale).

Appel INSi sans carte vitale

Permet de faire une identification du patient via les traits d’identitĂ©s renseignĂ©s sur sa fiche identitĂ© (Critères de recherche encadrĂ© en rouge sur la capture d'Ă©cran ci dessous). 

Résumé contextuel des appels au téléservice INSi.


Étape 3 – Confirmation de l'identité INS

Après l'appel au téléservice :

  • Une fenĂŞtre de confirmation s’ouvre avec les traits d’identitĂ© trouvĂ©s.

  • Comparez avec les documents d’identitĂ© du patient (CNI, passeport, titre de sĂ©jour, etc.).

  • Si tout est OK : cliquez sur “Confirmer” → l'identitĂ© devient INS qualifiĂ©e

🟢 L'identité qualifiée = identité vérifiée + validée par vous
🔒 À ce stade, les données INS sont verrouillées (non modifiables).

 


Étape 4 – Génération des documents de santé avec l’INS

Une fois l’identité d’un patient qualifiée, l’INS du patient doit être diffusée entre autres sur les documents de santé de haute importance.

1. Diffusion sur les documents au format papier

Pour tous les documents de santé diffusés à l’extérieur (impression papier ou numérique à destination du patient ou à un PS tiers), il est prévu qu’à minima les informations suivantes soient affichés dans ces documents : Nom de naissance, 1er prénom de naissance, date de naissance, sexe, Datamatrix INS, Matricule INS et sa nature (NIR ou NIA).

Surgica vous fourni des modèles de cartouche à intégrer en haut ou en bas de vos documents reprenant les informations d'identité du patient obligatoires et le QR code ou Datamatrix correspondant.

Exemple de cartouche INS dans un document :

unnamed (2)

unnamed (3)

 

De nouvelles balises ont été créées pour intégrer les différents cartouches proposés dans les modèles de documents. Dans la partie modèles, aller sur Courrier, puis dossier Surgica. (voir tuto vidéo)

 

2. Alimentation du DMP

La règlementation change et demande à ce que le DMP d’un patient ne puisse plus être alimenté si son INS n’est pas qualifié.


🗂️ Pour résumer, ce que change l’INS dans vos écrans Surgica

🧾 1. Fiche d’identité patient

  • Nouvel encart INS affichĂ© (matricule INS, statut, datamatrix)

  • Statut visible : Provisoire, RĂ©cupĂ©rĂ©e, QualifiĂ©e

🔍 2. Recherche patient

  • Recherche possible avec les traits d’identitĂ© INS

  • Visualisation immĂ©diate du statut INS dans la liste

🩺 3. Bandeau patient

  • Statut INS toujours visible pendant la consultation

📄 4. Documents générés (impression, MSS, DMP)

  • Un cartouche INS est automatiquement insĂ©rĂ© (Ă  la dernière page ou en en-tĂŞte selon le modèle)

  • Il contient : Nom de naissance, 1er prĂ©nom, date de naissance, sexe, matricule INS, datamatrix INS


đź§  Bonnes pratiques

  • Toujours valider manuellement l’identitĂ© retournĂ©e par INSi

  • Utilisez une pièce d’identitĂ© fiable pour confirmer les donnĂ©es

  • Ne modifiez pas les traits INS une fois qualifiĂ©s

  • En cas d’erreur : contactez le support, ne forcez pas la saisie


❓ Que faire si…

  • Le patient n’a pas sa carte Vitale ? → Saisissez manuellement les 5 traits stricts + faites l’appel INSi.

  • L’INS ne peut pas ĂŞtre qualifiĂ© ? → L’identitĂ© restera provisoire mais vous pouvez continuer les soins. Pensez Ă  la qualifier dès que possible.

  • Le patient est dĂ©jĂ  connu mais l’INS n’a jamais Ă©tĂ© validĂ©e ? → Ouvrez sa fiche > cliquez sur “Obtenir INS” pour mettre Ă  jour.


đź”— Liens utiles