Guide d'utilisation de l'INS

🎯 Objectif Vous accompagner (médecins et secrétaires) dans l’accueil et l’identification des patients via l’INS dans Surgica, de manière fluide et sécurisée et répondre de ce fait à la règlementation.

Qu’est-ce que l’INS ?

L’INS (Identité Nationale de Santé) est l'identifiant unique attribué à chaque personne bénéficiant du système de santé en France. Il repose sur le NIR (Numéro d'Inscription au Répertoire), ou, pour les personnes n’en disposant pas, un numéro identifiant temporaire (NIA).

L’INS est utilisé dans les logiciels et systèmes de santé pour assurer une identification fiable et homogène des patients dans l’ensemble du parcours de soins.

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Cas d’usage courant : accueil d’un patient au cabinet

Étape 1 – Recherche du patient dans la base de données

L’écran de recherche a été revu pour tenir compte des évolutions de l’INS. Qu’est-ce qui a changé ?

Avant

Étape 2 – Accueil d’un nouveau patient ou mise à jour d’un patient existant

 Depuis l’écran “Fiche patient” :

1. Créez une fiche patient (ou ouvrez une fiche existante). Qu’est-ce qui a changé ?

Avant INS dans Surgica

Avec l'INS dans Surgica et les nouveaux champs

2.    Demandez les informations d’identité :

• • Soit en faisant une lecture de Carte Vitale (si disponible)

  • Soit en saisissant les informations manuellement

  • Voici les champs maintenant obligatoires identifiés par un * :

    • sexe (peut-être maintenant dissocié de la civilité qui sera préremplie si elle est vide : Monsieur pour masculin et Madame pour féminin)

    • Nom de naissance,

    • 1er prénom de naissance : Ce champ doit correspondre au début du champ “prénoms de naissance” (si saisis)

    • Date de naissance

• • • Lieu de naissance par le code INSEE (code INSEE de la commune pour ceux nés en France ou code INSEE du pays pour ceux nés à l’étranger. Remarque : ce code INSEE est dans le NIR du patient, codé sur 5 caractères après le mois de naissance

• • Pour les autres champs quelques changements

    • Civilité “Mr” remplacé par “M.”. ”Enfant masculin” et “enfant féminin” remplacés par “enfant”.

    • “Nom” remplacé par “Nom utilisé” correspond au nom porté dans la vie courante (nom de naissance, pseudo, surnom…)

    • “Prénom” remplacé par “Prénom utilisé” pour le prénom porté d’usage (prénom de naissance, surnom ou pseudonyme)

    • Prénoms de naissance : Prénoms indiqués sur l’acte de naissance en majuscule sans accent ou signe diacritique (avec possibilité de tiret et apostrophe).  Quand ce champ est vide, la recopie du prénom utilisé est possible pour simplifier la saisie.

3.    Obtenir et qualifier l’INS du patient.

Un processus d’identification INS d’un patient (identitovigilance) permet assez simplement d’obtenir une identité INS au statut qualifié. L’appel au téléservice INSi va permettre de trouver le patient dans les bases nationales d’identité et de récupérer l’INS.

• Aller sur le statut INS

La partie haute de la fenêtre concerne l'identito-vigilance

• Sélectionner la pièce d’identité vérifiée et cocher “identité établie avec justificatif…” si c’est le cas. Le choix “J’atteste déjà connaître l’identité de cette personne” est une procédure d’exception.

Sinon les 2 autres choix sont disponibles :

• • Identité douteuse : pour signaler que la procédure d’identification n’est pas sûre, soit du fait d’un doute sur le document d’identification présenté (suspicion de fraude), soit parce l’identité est relevée sur les dires d’un patient confus ou d’un tiers qui le connaît mal.
  • Identité fictive : pour signaler que les traits d’identité n’ont pas de rapport avec l’identité réelle de l’usager.

• Appeler le téléservice INSI : Il existe 5 appels INSi différents. Ces appels sont effectués depuis différents écrans, et dans différents contextes. Les 2 premiers s’opèrent depuis l'écran du statut INSi. Les autres cas moins courants seront traités dans la FAQ.

Avec la Carte Vitale

En cas de réussite de l’appel (une seule identité trouvée) :

Si l’identité retournée par le téléservice correspond au patient, cliquer sur Valider identité. L’écran INS affiche les informations retenues et la date de validité de ces dernières.

En cas d'échec de l'appel (aucune identité trouvée), Surgica permet de faire une recherche INSi sans vitale (Bouton Réessayer sans vitale).

Appel INSi sans carte vitale

Permet de faire une identification du patient via les traits d’identités renseignés sur sa fiche identité (Critères de recherche encadré en rouge sur la capture d'écran ci dessous). 

Résumé contextuel des appels au téléservice INSi.

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Étape 3 – Confirmation de l'identité INS

Après l'appel au téléservice :

• Une fenêtre de confirmation s’ouvre avec les traits d’identité trouvés.

• Comparez avec les documents d’identité du patient (CNI, passeport, titre de séjour, etc.).

• Si tout est OK : cliquez sur “Confirmer” → l'identité devient INS qualifiée

🟢 L'identité qualifiée = identité vérifiée + validée par vous
🔒 À ce stade, les données INS sont verrouillées (non modifiables).

Voici les différents statuts d’identité numérique :

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Étape 4 – Génération des documents de santé avec l’INS

Une fois l’identité d’un patient qualifiée, l’INS du patient doit être diffusée entre autres sur les documents de santé.

1. Diffusion sur les documents au format papier

Pour tous les documents de santé diffusés à l’extérieur (impression papier ou numérique à destination du patient ou à un PS tiers), il est prévu qu’à minima les informations suivantes soient affichés dans ces documents : Nom de naissance, 1er prénom de naissance, date de naissance, sexe, Datamatrix INS, Matricule INS et sa nature (NIR ou NIA).

Exemple de cartouche INS dans un document :

 

 

2. Alimentation du DMP

La règlementation change et demande à ce que le DMP d’un patient ne puisse plus être alimenté si son INS n’est pas qualifié.

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🗂️ Pour résumer, ce que change l’INS dans vos écrans Surgica

🧾 1. Fiche d’identité patient

• Nouvel encart INS affiché (matricule INS, statut, datamatrix)

• Statut visible : Provisoire, Récupérée, Qualifiée

🔍 2. Recherche patient

• Recherche possible avec les traits d’identité INS

• Visualisation immédiate du statut INS dans la liste

🩺 3. Bandeau patient

• Statut INS toujours visible pendant la consultation

📄 4. Documents générés (impression, MSS, DMP)

• Un cartouche INS est automatiquement inséré (à la dernière page ou en en-tête selon le modèle)

• Il contient : Nom de naissance, 1er prénom, date de naissance, sexe, matricule INS, datamatrix INS

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🧠 Bonnes pratiques

• Toujours valider manuellement l’identité retournée par INSi

• Utilisez une pièce d’identité fiable pour confirmer les données

• Ne modifiez pas les traits INS une fois qualifiés

• En cas d’erreur : contactez le support, ne forcez pas la saisie

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❓ Que faire si…

• Le patient n’a pas sa carte Vitale ? → Saisissez manuellement les 5 traits stricts + faites l’appel INSi.

• L’INS ne peut pas être qualifié ? → L’identité restera provisoire mais vous pouvez continuer les soins. Pensez à la qualifier dès que possible.

• Le patient est déjà connu mais l’INS n’a jamais été validée ? → Ouvrez sa fiche > cliquez sur “Obtenir INS” pour mettre à jour.

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🔗 Liens utiles

• 📘 Guide complet INS – Centre d’aide Surgica

• 🎥 Tuto vidéo INS en x minutes

• ❓ FAQ INS

 

 

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