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      FAQ INS

      Voici une FAQ Surgica concernant l’INS (Identité Nationale de Santé)

       

      🔍 C’est quoi l’INS ?

      L’INS est un identifiant unique pour chaque patient. Il permet une identification sûre et partagée entre tous les professionnels de santé. Il repose sur les données d’état civil du patient (nom, prénom(s), date de naissance, etc.) et est validé via un service national (INSi).

      🎯 Pourquoi c’est important pour moi ?

      L’INS permet :

      • d’éviter les erreurs d’identification de patients ;

      • de sécuriser les documents de santé partagés (MSS, DMP) ;

      • de répondre aux exigences du Ségur numérique en santé.

      🩺 Qu’est-ce que ça change dans ma pratique ?

      • Lors de la création ou modification d’un patient dans Surgica, vous devez valider son identité avec un document officiel (CNI, passeport, etc.).

      • Vous pourrez ensuite interroger le téléservice INSi pour qualifier cette identité.

      • Une fois qualifiée, cette identité devient verrouillée (non modifiable) et le matricule INS est automatiquement utilisé dans tous les documents partagés.

      💻 Comment qualifier une identité dans Surgica ?

      1. Créez ou ouvrez la fiche patient.

      2. Cliquez sur « Obtenir l’INS » (via carte Vitale ou saisie manuelle).

      3. Vérifiez que les données affichées correspondent bien au patient.

      4. Validez. ✅ Si tout est correct, le statut passe en « Qualifié ».

      ⚡Comment qualifier un INS rapidement dans Surgica ?

      Voici le chemin le plus efficace :

      1. Insérer la carte Vitale du patient dans le lecteur (si disponible).

      2. Aller sur la fiche patient, cliquer sur « Obtenir l’INS ».

      3. Le système remplit automatiquement les traits d’identité si l’appel au téléservice INSi réussit.

      4. Contrôlez les données affichées : nom de naissance, premier prénom, date de naissance, etc.

      5. Cliquez sur Valider l’identité.

      ✅ L’identité passe alors en statut "Qualifiée". Elle devient verrouillée et utilisée dans tous les échanges de données de santé.

      🧾 Quels documents intègrent l’INS ?

      Tous les documents de santé destinés à l’extérieur (impression, envoi MSS, alimentation du DMP) afficheront automatiquement :

      • Nom de naissance

      • 1er prénom de naissance

      • Sexe

      • Date de naissance

      • Matricule INS

      • Datamatrix INS

      🚦 C’est quoi les statuts INS ?

      Statut INS Signification
      Provisoire Identité non validée, créée manuellement.
      Récupérée Résultat du téléservice INSi, en attente de validation humaine.
      Qualifiée Identité validée par l'utilisateur + INSi.
      Douteuse/Fictive Cas exceptionnels : identité incertaine ou anonymisée.

      ⚠️ Que faire si le patient ne trouve pas ses papiers d’identité ?

      L’identité ne pourra pas être qualifiée. Vous pouvez :

      • Créer une identité provisoire dans Surgica.

      • Informer le patient qu’il devra revenir avec un justificatif officiel pour valider son identité.

      📤 Et si je reçois un document contenant une INS ?

      Surgica vérifie automatiquement l’INS reçue via MSS ou DMP. Si l’identité locale est différente ou non qualifiée, une vérification vous sera proposée.

      🔄 Dois-je vérifier les INS régulièrement ?

      Pas besoin de faire des vérifications fréquentes. Une fois qu’une identité est qualifiée, elle le reste sauf cas exceptionnel.

      🧩 Quels écrans sont concernés par l’INS dans Surgica ?

      • Fiche patient : affichage du statut INS et boutons d’appel INSi

      • Bandeau patient : affiche le statut INS

      • Recherche patient : intégration des traits stricts INS

      ❌ Dans quels cas l’INS ne peut PAS être qualifié ?

      ** Une INS ne peut être qualifiée si :

      • le téléservice INSi est indisponible (problème de connexion ou de service) ;

      • les données d'identité saisies ne permettent pas de retrouver une correspondance ;

      • le patient ne possède aucun document officiel (CNI, passeport, etc.) ou un document de mauvaise qualité.

      👉 Dans ces cas :

      • On procède à une saisie manuelle des traits d’identité, en s’appuyant sur le meilleur justificatif disponible.

      • Il est recommandé de faire valider ces données par le patient ou un proche pour éviter les erreurs.

      ❓ Qu’est-ce qu’une identité douteuse ?

      Une identité douteuse signifie que l’identification du patient n’est pas totalement fiable.

      💡 Exemples :

      • Le document présenté semble falsifié ou peu clair.

      • Le patient est confus ou l’identification repose uniquement sur les dires d’un tiers.

      Ce statut n’existe que pour les identités provisoires, et sert à signaler une incertitude forte.

      🎭 Qu’est-ce qu’une identité fictive ?

      C’est une identité délibérément inventée ou modifiée, utilisée dans deux cas :

      1. Pour protéger un patient à identité sensible (prise en charge anonyme).

      2. Pour des tests ou des formations (identités factices créées volontairement).

      Comme pour l’identité douteuse, elle ne peut exister que sous le statut "provisoire".

      ✅ Quand faut-il vérifier une identité INS déjà qualifiée ?

      Même une identité qualifiée peut nécessiter une vérification dans certains cas :

      • Le patient signale une erreur dans son identité (nom mal orthographié, prénom inversé, etc.).

      • Vous recevez un document (via MSS ou DMP) avec une autre INS pour le même patient.

      • Le profil administratif a changé (erreur de saisie initiale, changement d’état civil).

      🔁 Dans ces cas, une nouvelle interrogation INSi peut être effectuée dans Surgica pour mise à jour.

      📌 Quelle est la différence entre une identité provisoire et une qualifiée ?

      Type d'identité Définition Utilisation
      Provisoire Identité saisie manuellement ou non vérifiée Utilisée en attendant une qualification. Peut être douteuse ou fictive.
      Qualifiée Identité confirmée via INSi (avec cohérence des traits d’identité) Obligatoire pour tout échange de données de santé (DMP, MSS, etc.).

      🔒 Une fois qualifiée, l’identité est verrouillée dans Surgica. Elle ne peut être modifiée qu’en recréant un dossier ou en cas de modification administrative prouvée.

      🔄 Peut-on modifier une INS qualifiée ?

      Non, une INS qualifiée est verrouillée dans Surgica.

      👉 Si une erreur est détectée :

      • Il faut créer une nouvelle identité patient avec les bons traits.

      • Surgica permet de lier les anciennes données pour ne pas perdre l’historique.

      🔍 Quels documents sont acceptés pour vérifier une identité ?

      Pour qualifier manuellement une identité ou vérifier sa cohérence, les documents suivants sont acceptés (classés du plus fiable au moins fiable) :

      • Carte nationale d’identité (CNI)

      • Passeport

      • Carte de séjour

      • Acte de naissance officiel

      • Titre de séjour biométrique

      • Livret de famille (moins fiable)

      • Justificatif de droits à l’assurance maladie

      💡 Astuce Surgica : vous pouvez scanner et attacher le document à la fiche patient pour archivage.

      🌐 L’INS est-il obligatoire pour tous les patients ?

      Oui, depuis le 1er janvier 2021, toute donnée de santé identifiée doit être liée à une INS qualifiée pour être conforme aux règles de l’identitovigilance nationale (INS-C).

      🔁 Les exceptions sont rares (urgence vitale, problème technique INSi temporaire, patients étrangers sans droits ouverts).

       

      🔄 Que faire en cas d’échec du téléservice INSi ?

      • Vérifiez que vous avez une connexion Internet active.

      • Assurez-vous que les certificats CPS ou carte e-CPS sont bien insérés et valides.

      • Vérifiez les traits d’identité saisis (nom de naissance, premier prénom, etc.).

      • Réessayez à un autre moment : parfois, le service est temporairement inaccessible.

      📞 Si le problème persiste, contactez l’équipe support Surgica.

      ⚠️ Pourquoi l’INS est-elle refusée par le téléservice INSi ?

      Plusieurs raisons peuvent expliquer un refus :

      • Erreurs de saisie (accent, tirets, majuscules, prénom d’usage à la place du premier prénom).

      • Droits non ouverts à l’Assurance Maladie (patient étranger, dossier inactif, AME).

      • Le patient n’est pas encore enregistré dans le Répertoire National d’Identification des Personnes Physiques (RNIPP).

      • Le téléservice est momentanément indisponible.

      🔧 Conseil : Testez avec un autre patient connu, pour isoler le problème (local ou général).

      🔁 Quand relancer une tentative de qualification INS ?

      • Immédiatement après correction des traits d’identité erronés.

      • Plus tard dans la prise en charge, si l’identité était provisoire (urgence).

      • Lors du prochain contact avec le patient, si des documents sont apportés.

      ⏰ Bon réflexe : ne pas attendre la facturation pour qualifier l’identité.

      🛂 INS et patients étrangers : comment ça marche ?

      Si le patient est :

      • Non affilié à la Sécurité Sociale française : pas d’INS disponible.

      • Affilié récemment : délai possible avant enregistrement dans le RNIPP.

      Dans ce cas :

      • Utiliser une identité provisoire basée sur un document fiable.

      • Essayer régulièrement de qualifier dès que l'INS devient accessible.

      🤝 Comment sensibiliser les patients à l’importance de l’INS ?

      À afficher à l’accueil ou dire aux patients :

      "Pour bien sécuriser votre dossier médical, merci de nous présenter une pièce d'identité officielle. Cela nous permet d’associer votre dossier à votre Identité Nationale de Santé (INS), garantie de sécurité dans tout le parcours de soin."