Politique de confidentialité - Utilisateurs du logiciel Surgica

1. Objet de la politique

La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les utilisateurs du logiciel Surgica sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par la société SURGICA dans le cadre de l'utilisation du logiciel et des services associés.

SURGICA s'engage à traiter les données personnelles conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »).

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles visées par la présente politique est :

SURGICA SAS, 1 Place André et Yvonne Baudon 33320 Eysines – France

RCS Bordeaux : 393 646 286

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse : rgpd@surgica.fr

3. Qui est concerné ?

Cette politique s'applique aux personnes habilitées à utiliser le logiciel Surgica par un client de SURGICA, notamment :

• les médecins utilisateurs de Surgica ;
• les secrétaires médicales ;
• les assistants médicaux ;
• les personnels administratifs ;
• les autres utilisateurs autorisés par un client de Surgica.

4. Quelles données sont collectées ?

• Données d'identification et professionnelles.
• Données d'authentification et de connexion (identifiant, journaux et traces techniques de connexion).
• Données relatives aux demandes d'assistance et aux échanges avec le support.

5. Source des données

Une partie des données vous concernant nous est communiquée directement par vous lors de l'utilisation du logiciel. Une autre partie peut nous être transmise par le client de SURGICA (votre employeur ou la structure de santé) qui vous habilite à utiliser le logiciel, notamment lors de la création ou de la mise à jour de votre compte.

6. Pourquoi utilisons-nous ces données ?

La fourniture de ces données est nécessaire à l'ouverture et à l'utilisation d'un compte utilisateur. À défaut, l'accès au logiciel ne peut être assuré.

7. Données de santé des patients

Les données de santé à caractère personnel hébergées dans le logiciel Surgica sont traitées sous la responsabilité du professionnel de santé ou de la structure cliente, agissant en qualité de responsable de traitement au sens du RGPD.

Dans ce cadre, SURGICA intervient en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, conformément aux Conditions Générales d'Abonnement conclues avec ses clients.

8. Hébergement, sécurité et localisation des données

Le logiciel Surgica est hébergé sur l'infrastructure Microsoft Azure.

Les données de santé à caractère personnel sont hébergées sur une infrastructure certifiée Hébergeur de Données de Santé (HDS), conformément aux exigences de l'article L. 1111-8 du Code de la santé publique.

Les données sont hébergées sur le territoire de l'Union européenne. SURGICA veille à ce que tout transfert éventuel de données personnelles fasse l'objet des garanties appropriées prévues par la réglementation applicable.

SURGICA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données.

9. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles :

• aux collaborateurs habilités de SURGICA ;
• aux prestataires techniques et sous-traitants agissant pour le compte de SURGICA, notamment la société Microsoft en qualité d'hébergeur certifié HDS ;
• aux autorités légalement habilitées lorsque la loi l'exige.

SURGICA ne vend ni ne loue les données personnelles de ses utilisateurs.

10. Décision automatisée

SURGICA ne met en œuvre aucune prise de décision entièrement automatisée ni aucun profilage produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative.

11. Durées de conservation

• Les données de gestion des comptes utilisateurs sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle.
• Les journaux de connexion et de sécurité sont conservés pendant une durée n'excédant pas douze (12) mois, conformément aux recommandations en vigueur.
• Certaines données peuvent être conservées au-delà afin de respecter les obligations légales applicables ou de permettre la défense des droits de SURGICA en cas de litige, pour la durée de la prescription applicable.

12. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez :

• d'un droit d'accès ;
• d'un droit de rectification ;
• d'un droit d'effacement ;
• d'un droit à la limitation du traitement ;
• d'un droit d'opposition ;
• d'un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable.

Vous pouvez exercer ces droits à l'adresse : rgpd@surgica.fr. SURGICA pourra être amenée à vérifier votre identité avant de répondre. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un (1) mois, susceptible d'être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD.

S'agissant des données de santé des patients, ces droits s'exercent auprès du professionnel de santé ou de la structure responsable de traitement (voir article 7).

13. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés – 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – Particulier | CNIL

14. Cookies

La mire de connexion et le logiciel Surgica utilisent uniquement des cookies et technologies similaires strictement nécessaires à leur fonctionnement, à la sécurité des connexions et à l'authentification des utilisateurs. Ces cookies ne requièrent pas votre consentement.

15. Mise à jour

SURGICA peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques.