Conditions Générales d’Abonnement Surgica

Septembre 2025

Préambule

La société Surgica est éditrice du progiciel de gestion de dossier patient "Surgica" destiné aux professionnels de santé et fournisseur de services associés, tels que l’assistance à l’utilisation et la maintenance de ce Progiciel.

Les présentes Conditions Générales d'Abonnement (ci-après les « Conditions Générales ») s’appliquent entre la société Surgica, Société par Actions Simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le n° 393 646 286, dont le siège social est situé au 1 place André et Yvonne Baudon 33320 Eysines (ci-après dénommée « Surgica») et le client (ci-après le « Client ») ayant signé le Devis.

Le Client reconnaît avoir préalablement à la signature du Devis, pris connaissance des Conditions Générales et avoir bénéficié de tous les conseils et informations nécessaires de la part de Surgica et/ou de ses partenaires, qu’ils soient commerciaux, contractuels, fonctionnels ou techniques, afin de s’assurer de l’adéquation de l’offre Surgica (Progiciel et Services) à ses besoins pendant la phase de négociation d’avant-vente. Surgica se réserve le droit de mettre à jour les Conditions Générales à tout moment, notamment en raison de la modification ou des évolutions techniques introduites par ses sous-traitants ou imposées par le cadre légal applicable, par exemple en matière de protection des données personnelles, et s’engage à en informer le Client au préalable par tout moyen.

La poursuite de l’utilisation du progiciel "Surgica" et/ou le recours aux Services postérieurement à la notification par Surgica de la modification des présentes vaut acceptation du Client des nouvelles Conditions Générales. La version en vigueur ainsi que les versions antérieures des Conditions Générales peuvent être consultées librement par le Client à tout moment sur le site www.surgica.fr ou ou help.surgica.fr/cga ou lui être communiquées sur simple demande.

Article 1 : Définitions

Dans le présent contrat, les termes suivants, employés tant au singulier qu'au pluriel, auront les significations suivantes :

« Abonnement » désigne le mode d’utilisation du Progiciel proposé par Surgica et sélectionné par le Client dans le Devis. Il s’agit de l’abonnement en mode on-premise (concession d’un droit d’utilisation du Progiciel) (ci-après « Abonnement on-premise ») ou du mode Saas (concession d’un droit d’utilisation du Progiciel et d’accès à la Plateforme d’exploitation hébergée du Progiciel) (ci-après « Abonnement Saas »). Les Services associés à chacun de ces abonnements sont identifiés dans le Devis.

« Anomalie » désigne tout dysfonctionnement, non-conformité à la Documentation, bogue, vice caché ou tout autre défaut reproductible du Progiciel indépendant d’une mauvaise utilisation du Progiciel, rendant impossible son utilisation ou celle d’une fonctionnalité essentielle de ce dernier.

« Client » désigne le professionnel de santé exerçant à titre individuel ou la structure d’exercice acceptant les conditions stipulées au Contrat et utilisant Surgica pour ses propres besoins.

« Contrat » désigne l’ensemble formé des documents contractuels suivants, présentés par ordre hiérarchique de valeur juridique décroissante : les présentes Conditions Générales éventuellement modifiées, le Devis, la Documentation et tout autre document ou condition incorporé par référence. En cas de contradiction entre une ou plusieurs dispositions figurant dans les documents mentionnés ci-dessus, le document de rang supérieur prévaut. Aucune annotation manuscrite du Client sur le Devis ou sur tout autre document contractuel n’aura de valeur entre les Parties sauf accord écrit de Surgica sur ladite modification ou mention.

« Devis » désigne tout devis édité par Surgica et dûment signé par le Client.

« Données » désigne les informations et données traitées par Surgica et hébergées chez le Client ou tout tiers en exécution du Contrat. Elles comportent des données à caractère personnel.

« Documentation » désigne la documentation en ligne, technique et fonctionnelle permettant l’utilisation de "Surgica" ainsi que les tutoriels vidéo.

« Droits de Propriété Intellectuelle » désigne toutes créations, inventions, droits d’auteur, brevets et demandes de brevets, marques et dépôts de marques, dessins et modèles et dépôts de dessins et modèles, bases de données, noms commerciaux, secrets commerciaux, secrets de fabrication et savoir-faire ainsi que tous autres droits de propriété intellectuelle ou toute forme de protection équivalente en vigueur en France et dans le monde entier.

« Informations Confidentielles » désigne toutes informations, et/ou toutes données sous quelque forme et de quelque nature qu'elles soient, incluant notamment le code source et le code objet de Surgica, tous documents écrits ou imprimés, concernant les choix stratégiques, les bénéfices, les perspectives d’évolutions, les clients et les fournisseurs de Surgica et plus largement tout document confidentiel.

« Livraison de Surgica » ou « Livraison du progiciel Surgica » désigne la mise à disposition au Client de l’accès au progiciel "Surgica" accompagné de son login et mot de passe d’accès, comprenant le seul paramétrage du login et mot de passe des comptes utilisateurs (hors tout autre paramétrage).

« Maintenance » désigne l’ensemble des opérations visant le maintien en état de fonctionnement et la mise à jour du progiciel "Surgica".

« Patient » désigne toute personne physique qui a été ou va être soumise à une consultation médicale avec un Client et qui est prise en charge par ce dernier.

« Plateforme d’exploitation » désigne dans le cadre d’un Abonnement Saas l’ensemble des matériels, progiciels, systèmes d’exploitation, bases de données, serveurs et environnement fournis par Surgica ou ses sous-traitants sur lequel sera effectué l’exploitation du progiciel "Surgica".

« Progiciel » ou « Surgica » désigne le progiciel « Surgica », dans toutes ses versions successives, édité par Surgica et lui appartenant.

« Reprise de données » désigne les prestations de récupération de tout ou partie des données antérieures de la patientèle du Client pour les importer dans le progiciel "Surgica".

« Services » désigne un ou plusieurs des services fournis par Surgica au Client au titre du présent Contrat dont la maintenance du Progiciel et/ou de la Plateforme d’exploitation selon l’Abonnement sélectionné par le Client, l’hébergement du Progiciel et des Données selon l’Abonnement sélectionné par le Client, directement ou par un sous-traitant de Surgica bénéficiant de la certification hébergeur de données de santé au sens de l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique (ci-après « HDS »), ainsi qu’une assistance à l’utilisation du Progiciel.

« Territoire » désigne la France.

« Utilisateurs » désigne le Client, professionnel de santé, ou l’ensemble de l’équipe de soins au sens de l’article L1110-12 du Code de la santé publique exerçant au sein de la structure du Client en ce compris les secrétaires médicales, autorisés à utiliser le progiciel "Surgica" conformément aux Conditions Générales.

Article 2 : Objet du Contrat 

Les Conditions Générales définissent les conditions dans lesquelles Surgica autorise le Client à utiliser le Progiciel conformément à l’Abonnement sélectionné par le Client dans le Devis et accéder aux Services dans la limite des droits acquis par le Client conformément aux conditions des présentes.

Article 3 : Entrée en vigueur et durée

Le Contrat entre en vigueur à compter de la signature du Devis par le Client. Le droit d’utilisation du Progiciel y compris toutes les options souscrites et l’accès aux Services sont accordés au Client pour une durée de trois (3) ans (« Durée Initiale ») sauf mention contraire dans le devis, à compter de la date effective du paiement par le Client de la redevance telle que prévue par le Devis. Au terme de la Durée Initiale, le droit d’utilisation et l’accès aux Services accordés au Client seront automatiquement reconduits par tacite reconduction pour des périodes successives d’un (1) an, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception avec un préavis de quatre-vingt-dix (90) jours.

Article 4 : Conditions d’utilisation du progiciel Surgica

4.1           Droit d’utilisation

Surgica concède au Client, pour toute la durée du Contrat, un droit d’utilisation personnel, non exclusif, non cessible et non transférable du Progiciel pour les besoins de l’activité du Client et des Utilisateurs dans la limite des droits définis dans le Devis. Le droit d’utilisation est accordé aux Utilisateurs nommés auprès de Surgica. Le droit d’utilisation est limité à une seule base de données. La saisie de données de santé est uniquement possible au nom d’un Utilisateur professionnel de santé figurant parmi la liste des Utilisateurs nommés.

Surgica accorde au Client le droit d’utiliser le Progiciel et sa Documentation dans la limite du nombre d’Utilisateurs prévu dans le Devis. Chaque utilisateur a un seul accès simultané au Progiciel. Un Utilisateur correspond à un compte composé d’un identifiant et d’un mot de passe (ci-après le « Compte »). Le Client se porte fort du respect des présentes Conditions Générales par les Utilisateurs.

Le Client devra fournir à Surgica une déclaration sur l’honneur comprenant la liste des Utilisateurs, au moment de l’entrée en vigueur du Contrat puis à chaque reconduction. Le Client accepte et reconnaît que toute modification de cette liste, en raison notamment du départ d’un Utilisateur de la structure du Client pour quelque raison que ce soit (licenciement, démission, départ en retraite, etc.), devra être notifiée à Surgica dans les plus brefs délais et pourra entraîner, le cas échéant, une modification du Contrat et la clôture du Compte correspondant. En cas de non-utilisation du progiciel "Surgica" par l’ensemble des Utilisateurs mentionnés sur cette liste, le Client est informé que Surgica ne procèdera à aucune révision du montant de la redevance et que la redevance sera due jusqu’à la fin de l’engagement.

Dans le cas d’un droit d’utilisation de type « Poste physique », le droit d’utilisation de "Surgica" est limité au nombre de postes définis sur le Devis, chaque poste ayant un seul accès simultané à la base de données. Dans ce cas, le Client devra fournir à Surgica une déclaration sur l’honneur comprenant la liste des postes au moment de l’entrée en vigueur du Contrat puis à chaque reconduction. Il est prévu un (1) compte utilisateur au progiciel "Surgica" par poste.

Le droit d'utiliser le Progiciel pourra être étendu à d’autres Utilisateurs sous réserve de l'accord écrit et préalable de Surgica, en contrepartie du paiement d'une redevance complémentaire calculée au prix en vigueur selon la grille tarifaire de Surgica au jour de la signature du Devis correspondant.

Le Client pourra procéder à tout acte d’utilisation prévu par le Code de la propriété intellectuelle et notamment par les dispositions de l’article L. 122-6 de celui-ci.

Il est expressément convenu que le Client n'est pas autorisé au titre des présentes à :

• représenter, diffuser ou commercialiser le Progiciel, que ce soit à titre gracieux ou onéreux ;
• utiliser le Progiciel de quelque façon que ce soit aux fins de conception et de réalisation informatique dans l’objectif d’une diffusion ou d’une commercialisation d’un progiciel similaire équivalent ou de substitution ;
• céder, vendre, louer, prêter, sous-licencier, distribuer, transférer ou mettre à disposition d’un tiers directement ou indirectement le Progiciel, ou autoriser ou désigner un tiers pour le faire ;
• modifier le Progiciel et/ou fusionner tout ou partie du Progiciel dans d'autres programmes informatiques ou fournir à quiconque les moyens de le faire ;
• créer ou tenter de créer des œuvres dérivées, traduire le Progiciel, le désassembler, le recompiler, le compiler, le décompiler, procéder au reverse engineering ou tenter d'y procéder, sauf dans les limites autorisées par la loi ;
• altérer, détruire, ou supprimer les mentions ou les notices attestant de la propriété du Progiciel et figurant sur le Progiciel et la Documentation ;
• utiliser le Progiciel d’une manière contraire aux conditions spécifiquement autorisées par le présent Contrat ;
• corriger les erreurs, Surgica se réservant la Maintenance du Progiciel, conformément aux dispositions de l’article L. 122-6-1 alinéa 2 du Code de la propriété intellectuelle.

En tout état de cause, le Progiciel doit être utilisé :

• conformément aux stipulations du Contrat,
• pour les seuls besoins du Client et des Utilisateurs à l’exclusion de tout tiers,
• sur une configuration conforme aux dispositions de la Documentation,
• dans la limite des droits définis dans le Devis.

Toute utilisation du Progiciel en dehors des hypothèses visées ci-dessus constitue une atteinte aux droits d'exploitation du Progiciel.

4.2           Identification de l’Utilisateur

L’accès au progiciel "Surgica" nécessite l’identification des Utilisateurs grâce à la création d’un Compte personnel. Le Client est seul responsable de la préservation et de la confidentialité de son identifiant et de son mot de passe, de l’identifiant et du mot de passe des Utilisateurs ainsi que de l’ensemble des données qu’il transmet. Toute utilisation de son identifiant et de son mot de passe fait présumer de manière irréfragable une utilisation du Progiciel et des Services par le Client lui-même. Le Client s’engage à notifier sans délai à Surgica par email toute communication volontaire ou involontaire à des tiers ou vol de son identifiant et de son mot de passe. A réception, Surgica adressera un accusé de réception.

La charge de la preuve de la bonne réception par Surgica de cette notification repose sur le Client. Il s’engage par ailleurs à procéder sans délai à la modification de son mot de passe.

4.3           Particularités de l’Abonnement on-premise

Le droit d’utilisation est concédé exclusivement sous forme de code objet pour la durée prévue par le Contrat, éventuellement reconduite comme le prévoient les Conditions Générales.

Le Client est autorisé à effectuer une unique copie de sauvegarde du Progiciel à des fins de sécurité et à la conserver dans ses locaux. Toute copie de sauvegarde est de plein droit la propriété de Surgica et devra mentionner toutes les réserves de propriété indiquées dans le Progiciel. A titre exceptionnel et provisoire et aux risques et périls du Client, le Progiciel pourra être utilisé sur un autre poste ou site que ceux prévus dans le Devis, uniquement dans le cadre des procédures de secours.

Conformément aux termes de l’article L. 122-6-1 alinéa 2 du Code de la propriété intellectuelle, Surgica se réserve, à titre exclusif, le droit de corriger les erreurs du Progiciel.

Le Client est seul responsable de la sauvegarde de ses Données et est autorisé à héberger le Progiciel auprès du prestataire informatique de son choix à ses risques et périls. Surgica ne pourra être tenue responsable des éventuelles conséquences de l’hébergement auprès de ce tiers.

Pendant toute la durée du Contrat et à tout moment au cours de l’année qui suit l’expiration du Contrat, le Client devra fournir, sur demande de Surgica, une déclaration sur l’honneur attestant de l’utilisation conforme du progiciel "Surgica" aux Conditions Générales. Par ailleurs, Surgica pourra procéder à ses frais à un audit dans les locaux du Client et dans tous lieux d’utilisation de "Surgica" par les Utilisateurs une (1) fois au plus par période de douze (12) mois et après en avoir avisé le Client au moins un (1) mois à l’avance.

Dans l’hypothèse où les conclusions de l’audit révéleraient un usage non-conforme de Surgica, un complément de redevances sera facturé au Client par Surgica, le cas échéant de manière rétroactive, conformément à la grille tarifaire en vigueur à la date de facturation de ce complément et sans préjudice de l’application de l’article « Résiliation » du Contrat.

Les informations du Client recueillies au cours de l’audit seront considérées comme des Informations Confidentielles et ne pourront être utilisées que pour les besoins de l’audit et des régularisations éventuellement nécessaires à l’exclusion de toute autre utilisation par Surgica. La réalisation d’un tel audit n’emporte pas renonciation par Surgica à son droit de faire appliquer le Contrat ou de protéger ses droits de propriété intellectuelle en utilisant tout autre moyen autorisé par la Loi.

Article 5 : Descriptif des services

5.1           Dispositions préliminaires

Surgica propose plusieurs Services au Client en fonction de l’Abonnement sélectionné dans le Devis par ce dernier. Il est précisé que l’Abonnement on-premise n’inclut pas le Service d’hébergement dans les conditions définies ci-après. Toutefois, Surgica pourra, à la demande du Client, établir un Devis spécifique et le cas échéant, proposer une modification du Contrat. Toutes les prestations de Services se feront à titre exclusif à distance par voie électronique, et non sur site (sauf mention contraire sur le devis).

5.2           Assistance et maintenance

Pour permettre à Surgica d’exécuter les Services d’assistance et de maintenance, le Client s’engage à :

• donner accès à distance à son réseau à Surgica de sorte qu’il puisse prendre en main le progiciel "Surgica" à distance ;
• désigner un interlocuteur qualifié en mesure de définir, centraliser les questions des Utilisateurs et soumettre à Surgica de façon précise les problèmes rencontrés ;
• maintenir en place des Utilisateurs suffisamment qualifiés et formés. Il est convenu entre les Parties que l’assistance doit être ponctuelle et ne doit pas conduire à une prestation de formation. Surgica se réserve le droit de facturer les prestations d’assistance assimilables à des prestations de formation ;
• collaborer efficacement et encourager les Utilisateurs à collaborer efficacement notamment en répondant aux questions de Surgica dans les meilleurs délais.

Surgica n’engagera pas sa responsabilité notamment dans les cas suivants :

• utilisation du progiciel "Surgica" de manière non conforme à sa destination ou à sa Documentation ;
• administration des droits des Utilisateurs du Client
• modification non autorisée du progiciel "Surgica" par le Client ou par un tiers ;
• implantation de tous programmes informatiques ou système d’exploitation non compatibles avec le progiciel Surgica ;
• défaillances de l’ordinateur, de ses périphériques ou du réseau du Client empêchant le fonctionnement normal du progiciel "Surgica" ;
• défaillance des réseaux de communication électronique ;
• acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;
• détérioration due à un cas de force majeure ;
• manquement du Client à ses obligations ;
• refus du Client de collaborer avec Surgica dans la résolution des Anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement.

Surgica n’est pas en mesure de garantir la continuité des services d’assistance et de maintenance, exécutés à distance via Internet, ce que le Client reconnaît.

5.2.1            Assistance

Surgica fournit au Client un service de support à l’utilisation à distance, sans intervention sur site, permettant d’apporter une réponse aux questions d’ordre pratique concernant l’utilisation de "Surgica" au moyen d’une hotline disponible par téléphone au numéro et aux horaires suivants :

Téléphone : 05 57 92 94 95

Horaires : Lundi - Jeudi de 08h30 - 12h30 et 14h00 - 18h00 et le vendredi de 08h30 - 12h30 et 14h00 - 16h30 (GMT Paris), excepté les jours fériés.

N'entrent pas dans le cadre de la hotline, l’assistance à l’utilisation de tous logiciels non fournis par Surgica, les défaillances d’un élément constitutif de l’environnement matériel ou logiciel du Client (réseaux, système d’exploitation, lecteur FSE, imprimante, poste client …), toute demande qui paraitrait contraire aux dispositions légales en vigueur, une utilisation du service non conforme au Contrat, aux consignes d’utilisation, à sa destination ou à la Documentation et toute utilisation anormale, quelle qu’en soit la raison (accident, erreur de manipulation, négligence…). Il est donc bien entendu qu’aucun service de hotline n’est réalisé sur tous logiciels de sociétés tiers interconnectés au progiciel "Surgica" : Apicrypt, Vidal, Doctolib, etc. Dans le cas d’une passerelle avec un logiciel de sociétés tiers, seule la demi-passerelle du progiciel "Surgica" sera maintenue conformément au respect de la documentation rédigée par Surgica.

Pour les interventions de Surgica n'entrant pas dans le cadre de la hotline mais faisant partie des services fournis par Surgica, un devis de prestations de service au tarif en vigueur pourra être proposé au Client. Ces demandes pourront porter, selon l’Abonnement sélectionné par le Client, sur les paramétrages du progiciel "Surgica", les demandes de développements spécifiques, l’écriture de requêtes d’analyse, la fabrication de modèles de documents et formulaires, la réinstallation du serveur ou d’un poste Client, les formations à l’utilisation de "Surgica" et toute prestation au titre de la migration/réversibilité à la fin de l’Abonnement quelle qu’en soit la cause. L’ensemble de ces prestations seront fournies par Surgica au tarif en vigueur.

5.2.2            Maintenance corrective et curative

Surgica fournit au Client une prestation de Maintenance du Progiciel pendant toute la durée du Contrat. Dans ce cadre, le Client s’engage à déclarer par email au service Hotline de Surgica (assistance@surgica.fr) toute Anomalie constatée dans les plus brefs délais. Le Client devra décrire avec le plus de précision possible la ou les difficultés rencontrées et les circonstances dans lesquelles elle(s) est (sont) intervenue(s). Surgica s’engage à prendre en charge l’Anomalie dans un délai de vingt-quatre (24) heures ouvrées à compter de la déclaration de l’Anomalie par le Client. Le Client ne peut revendiquer aucune indemnisation au titre de l’éventuelle interruption des services liée à cette maintenance.

5.2.3            Maintenance évolutive

Le Client bénéficie des mises à jour et évolutions fonctionnelles du progiciel "Surgica". La mise à disposition d’une nouvelle version interviendra au moins une fois par an. Le Client s’engage à faire installer la ou les nouvelles versions par Surgica. La programmation des mises à jour est décidée unilatéralement par Surgica au regard des évolutions et contraintes, légales ou technologiques. Lors d’une mise à jour, Surgica mettra également à disposition une Documentation accessible en ligne. Le Client ne peut revendiquer aucune indemnisation au titre de l’éventuelle interruption des services liée à cette maintenance.

5.2.4            Maintenance technique et préventive

Dans le cadre de l’Abonnement Saas et des services hébergés, afin d’assurer la meilleure qualité de service, Surgica doit parfois réaliser des opérations de maintenance préventive sur ses infrastructures matérielles et logicielles. Surgica avertit le Client des opérations ainsi programmées et de leur impact possible sur le service. Le délai de notification d’une maintenance préventive est d’au moins 2 (deux) jours calendaires, via la messagerie dans Surgica aux utilisateurs du Client. Le Client ne peut revendiquer aucune indemnisation au titre de l’éventuelle interruption des services liée à cette maintenance. La durée de cette maintenance préventive prévue à l’avance ne peut excéder 24 (vingt-quatre) heures.

5.3           SMS et courriels adressés aux Patients

En s’abonnant à l’option d’envoi par SMS du progiciel "Surgica", le Client autorise Surgica à envoyer (pour son compte ou pour le compte de son équipe de soins) à ses Patients des SMS et courriels (i) de confirmation, d’annulation ou de rappel de rendez-vous ; (ii) d’information sur l’envoi de document ; (iii) d’information de rappels de renouvellement et (iv) tout type d’informations relative aux rendez-vous qu’il a pris notamment sur la plateforme du progiciel "Surgica" ou par un autre moyen, indépendant de Surgica.

Surgica décline toute responsabilité en cas de non réception d’un SMS ou d’un courriel pour des raisons techniques indépendantes de sa volonté ou en cas d’erreur de saisie des coordonnées d’un Patient par le Client.

Le Patient peut s’opposer à l’envoi de SMS/courriels auprès du Client. Le Client est seul responsable de désactiver l’envoi de SMS/courriel si le Patient s’y oppose.

5.4           Reprise de données

La Reprise de Données antérieures du Client fait partie de prestations optionnelles. Le détail des données reprises est décrit dans l’annexe du devis correspondant. Dans ce cadre, Surgica effectue pour le compte du Client des prestations selon un processus défini par Surgica que le Client s’engage à respecter. Aucune garantie de quelque nature que ce soit ne saurait être liée à la reprise de données existantes par Surgica pour le compte du Client. La reprise de données existantes reste pour Surgica vis-à-vis du Client une obligation de moyens et non de résultats. Tout au long du processus, le Client s’engage à fournir à Surgica l’accès à ses données. Seules les données qui sont dans un format lisible sans qu’il soit nécessaire de modifier les données par un traitement (structuré, couramment utilisé et lisible par une machine) et compatible avec les types de données gérés par Surgica, seront susceptibles d’être reprises. Surgica décide des écrans et des champs de données dans lesquels les données reprises seront affichées dans le progiciel "Surgica". Pendant les travaux techniques, la base de données du progiciel "Surgica" en production du Client pourra passer dans un état de « lecture seule » le temps que les opérations techniques soient réalisées.

Plus en détail, il sera demandé au client de mettre à disposition de Surgica un export de données au format CSV ou XML pour réaliser l’import dans le progiciel "Surgica". Le client doit fournir à Surgica au plus tard 1 (un) mois avant la reprise de données effective, une documentation décrivant le format exact des champs/données exportés ainsi qu’un fichier exemple exhaustif de l’export de données. Sans réception de ces éléments dans les temps ou si le format de l’export final diffère du fichier exemple, Surgica ne pourra s’engager à réaliser les travaux de reprise de données dans les délais prévus initialement. Si l’export de données est impossible, Surgica pourra dans certains cas (spécifié dans le devis) proposer l’import des données directement depuis la base de données originelle du précédent logiciel. Pour cela, le client s’engage à mettre à disposition de Surgica :

- une copie des données sur sa propre machine serveur le temps nécessaire pour effectuer l’étude de faisabilité et l’import de données. Si besoin Surgica indiquera les ressources matérielles nécessaires à ajouter pour que ces travaux soient réalisables.

- le mot de passe administrateur des données le cas échéant.

Ces travaux seront réalisés via télé-intervention. La durée de l’import dépend du volume de données à exporter et des ressources de la machine mise à disposition. L’import de données sera réalisé une seule fois à un moment défini d’un commun accord entre Surgica et le Client. La liste des éléments repris est conditionnée par l'exploitation possible de ces derniers dans la base de données ou l'export de données du précédent logiciel. En effet, toute donnée inexploitable techniquement ne pourra être reprise dans Surgica (exemples non exhaustifs : donnée cryptée, donnée compressée de façon non-usuelle, donnée inaccessible, donnée au format propriétaire).Seules les données produites par les praticiens concernés par la reprise (cf. médecins abonnés à Surgica) pourront être récupérées (sauf mention contraire sur le devis).

A la fin des travaux, Surgica transmettra un bordereau de livraison par email au Client. Le Client s’oblige à signer et renvoyer ce bordereau par email dans les 7 (sept) jours calendaires et à y signaler ses éventuelles réserves. Seules les réserves transmises via ce bordereau de livraison seront prises en compte. Dans ce cas, Surgica disposera de 7 (sept) jours pour faire un retour sur le traitement ou non de ces réserves, compte tenu de leur faisabilité technique et de leur prise en charge sans équivoque dans le devis initial. Dans ce contexte, Surgica n’a pas une obligation de résultat. Ainsi une livraison pourra être réputée conforme dans la mesure où Surgica ne garantit pas l’état de l’intégralité des données sources et à ce titre ne garantit pas de récupérer l’intégralité de ces données dans la base de données du progiciel "Surgica" du Client.

Sans réserve transmise à Surgica dans le délai de 7 (sept) jours à compter de la date de réception du bordereau de livraison, la livraison sera réputée conforme. Toutes demandes ultérieures seront soumises à études (suppression des doublons, fusion de champs, fractionnement de champs, etc.) et à devis complémentaire sous réserve de faisabilité technique. Dans tous les cas, la bonne fin des services optionnels de « Reprise de données » ne remettra pas en question l’engagement du Client sur son Abonnement Surgica sur lequel il restera engagé pendant toute la durée contractuelle, ce que le Client reconnaît savoir et qu’il accepte expressément.

Dans le cadre d’une Reprise de données, Surgica n’a aucune responsabilité sur le volume des données à reprendre. La taille finale que ces données occuperont sur la Plateforme d’exploitation ne sera connue qu’à posteriori, c’est-à-dire à la fin des travaux de reprise de données. Le client s’engage dès la signature du contrat en toute connaissance de cause, à accepter la facturation d’un forfait d’extension de données au prix en vigueur s’il dépasse le volume de l’Abonnement de base (article « Hébergement » ci-après). Cette facturation ne remettra en aucun cas en question la validité du présent contrat.

5.5           Hébergement

Dans le cadre de l’Abonnement Saas, ou sur devis spécifique dans le cadre de l’Abonnement on-premise pour la sauvegarde en ligne, Surgica fournit un service d’hébergement des Données traitées par Surgica dans une infrastructure dédiée garantissant la sécurité de ces Données, dans le respect des lois et règlements en vigueur.

Surgica s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer le maintien et le respect des procédures et des mesures de sécurité conformes à l’état de l’art pour protéger les Données contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation, accès non autorisé et contre toute autre forme illicite de traitement.

A ce titre et de convention expresse, il est convenu entre les Parties que Surgica a sous-traité l’exécution de ses obligations d’hébergement à la société Microsoft Azure (« Microsoft ») et s’engage à renouveler le contrat à son expiration ou à conclure un nouvel accord de même objet avec un autre hébergeur certifié de son choix.

Il est convenu entre les Parties qu’au titre du présent Contrat, Surgica ne saurait en aucun cas s’engager au-delà des engagements souscrits par Microsoft à son égard.

Microsoft intervient, en tant qu’hébergeur certifié de données de santé au sens des dispositions de l’article L. 1111-8 Code de la santé publique, pour héberger les Données traitées grâce à l’utilisation de "Surgica".

A cet égard, Microsoft met en œuvre :

• des solutions techniques, une organisation et des procédures de contrôle assurant la sécurité, la protection, la conservation, l’intégrité et la restitution des Données hébergées,
• une politique de confidentialité et de sécurité.

Surgica se réserve la possibilité de modifier le Contrat conclu avec le Client dans les conditions décrites en Préambule des présentes Conditions Générales, notamment en raison d’une modification du contrat conclu avec Microsoft.

Toute demande d’assistance concernant l’hébergement des Données sera traitée dans les conditions décrites à l’article « Assistance » ci-avant.

Dans le cadre de l’Abonnement, le service d’hébergement comprend jusqu’à 8 Go de données par médecin. En cas de dépassement de ce volume, un forfait d’hébergement de données fera l’objet d’une facturation complémentaire automatique pour chaque médecin à partir du mois du dépassement (tarification disponible sur demande auprès de Surgica). Cette facturation ne remettra en aucun cas en question la validité du présent contrat.

Surgica se réserve le droit de faire évoluer le Service d’hébergement. Toute modification sera opposable au Client dès communication sans préavis. Par ailleurs, Surgica se réserve le droit d’arrêter définitivement le Service d’hébergement. L’arrêt définitif de ce Service fera l’objet d’un préavis minimum de six (6) mois porté à la connaissance du Client par lettre recommandée avec avis de réception.

5.6           Sauvegarde et archivage

Les Données de santé hébergées sur la Plateforme d’exploitation sont sauvegardées quotidiennement par Surgica, avec une durée de conservation unitaire de 7 jours pendant toute la durée du Contrat. Ces sauvegardes ont exclusivement pour but de restaurer des données en cas de problème technique. Ces sauvegardes ne sauraient être considérées comme destinées à des fins d’archivage à valeur probatoire, qu’il incombe au Client d’organiser. Surgica met en œuvre tous les moyens à sa disposition pour garantir la confidentialité, la sécurité, et l’intégrité de ces sauvegardes.

Surgica informe le Client que la gestion des archives médicales est sous l’entière responsabilité du Client. Par archive médicale, il est entendu tout ou partie des données de santé à caractère personnel propres au Client et/ou à tout ou partie de ses Utilisateurs et qui sont de fait exclues du périmètre de responsabilité de Surgica.

5.7           Niveaux de services

Des niveaux de service ont été définis par Surgica pour chacun des Services selon l’Abonnement choisi par le Client.

Les niveaux de service pour les Services d’assistance et de maintenance sont définis à l’article « Assistance et maintenance » des Conditions Générales.

Les niveaux des Services d’hébergement (Abonnement Saas) couvrent la disponibilité ainsi que la performance du progiciel "Surgica" et sont détaillés ci-dessous :

Le Client est informé qu’en Abonnement Saas, les données sont sauvegardées quotidiennement.

Surgica met en place un cryptage pour sécuriser la transmission des données sur Internet (Cryptage SSL 128 bits), cependant le Client déclare être informé du défaut de fiabilité et de sécurité du réseau Internet.

Surgica s’efforcera dans la mesure du possible de maximiser la disponibilité du Service et d’en réduire les indisponibilités. A ce titre, Surgica s’efforcera, dans la mesure du possible, de ne pas rendre le Service indisponible via Internet pendant un temps excessif.

Toutefois la mesure des niveaux de service sera suspendue dans les cas non contrôlés par Surgica et les indisponibilités ne pourront lui être opposées, notamment dans les cas suivants :

• une panne opérateur télécom ou une interruption de l’Internet,
• la nécessité de l’intervention d’un tiers responsable de la restauration du Service,
• toute indisponibilité imputable au Client, à l’un de ses logiciels ou autre technologie (pare-feu..),
• toute indisponibilité due à des circonstances indépendantes de la volonté de Surgica ou de ses sous-traitants, notamment les cas de force majeure, pannes techniques causées par des actions de malveillance informatique.

Par ailleurs, pour assurer la maintenance de l’infrastructure, Surgica se réserve le droit de restreindre en totalité ou partie l’accès aux Services.

Ces engagements sont définis en considération des partenariats de Surgica avec ses fournisseurs et ses sous-traitants et pourront être modifiés, dans les conditions définies au préambule des Conditions Générales notamment dans le cas d’une modification des contrats passés avec ces partenaires.

Article 6 : Obligations du Client

Le Client est seul responsable du choix du progiciel "Surgica" et de l’Abonnement pour répondre à ses besoins, il est également seul responsable de son utilisation, des décisions prises et des résultats obtenus à l’aide du progiciel "Surgica".

Les Services fournis au titre du Contrat étant utilisés sous le seul contrôle, la seule direction et la seule responsabilité du Client, Surgica ne sera notamment en aucun cas responsable des conséquences de l’utilisation du progiciel "Surgica" par un utilisateur non habilité, d’une mauvaise utilisation du Progiciel ou des Données traitées par celui-ci. Le Client s'engage à tout mettre en œuvre pour éviter qu’une personne, autre qu’un Utilisateur formé, n’ait accès au progiciel "Surgica".

Le Client s’engage à prendre toutes les mesures pour adapter son matériel et les compétences de son personnel pour permettre à Surgica de réaliser ses prestations d’assistance et maintenance.

Il s'assure que son infrastructure informatique tient compte des préconisations techniques fournies par Surgica au sein de la Documentation.

Dans le cas d’un Abonnement on-premise, il appartient au Client d’effectuer toutes les sauvegardes nécessaires de ses Données afin de se prémunir contre les risques de destruction ou de détérioration de fichiers ou de programmes. Dans le cas où un technicien de Surgica serait amené à effectuer une sauvegarde dans le cadre de son intervention, le Client reste responsable de la qualité de la sauvegarde et doit s’assurer que les programmes et/ou fichiers ont été correctement sauvegardés.

Dans le cadre d’une utilisation du Progiciel par l’intermédiaire de l’Internet, Surgica rappelle au Client que la fourniture d'une liaison entre la Plateforme d’exploitation et le système d'information du Client ne figure pas dans le Service et qu'il appartient au Client de disposer d'une connexion à un réseau de communication qui lui permette effectivement de recevoir des données de la Plateforme et de lui en transmettre et que les frais relatifs à sa connexion internet et son système informatique sont des frais que le Client doit lui-même prendre en charge. Il est aussi de la responsabilité du Client de s’assurer que les performances et la qualité de service du débit Internet (montant et descendant) correspondent à ses attentes et à ses besoins (notamment en termes de nombre d’Utilisateurs accédant à la plateforme). Enfin, les frais de communication téléphonique dans le cadre de l’assistance ne sont pas compris dans le prix de l’Abonnement.

La saisie de tous les paramétrages dans le progiciel "Surgica" est à la charge du Client, hormis la création des comptes Utilisateurs qui est à la charge de Surgica. Surgica propose des prestations optionnelles « d’Aide aux paramétrages » et de « Reprise de Données » antérieures, faisant l’objet de facturations complémentaires. Dans ces cas, Surgica effectue pour le compte du Client des prestations selon un processus défini par Surgica que le Client s’engage à respecter. Dans tous les cas, la réalisation de ces prestations optionnelles ne pourra débuter qu’après l’activation de l’Abonnement par le paiement de la redevance. En cas de non-paiement de la redevance d’Abonnement, ces prestations ne pourront débuter ou seront suspendues jusqu’au paiement de ladite redevance.

Article 7 : Propriété intellectuelle

Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble des Données qu’il utilise via le progiciel "Surgica". Surgica est et demeure seul titulaire des droits de propriété relatifs à tout élément du progiciel "Surgica". Surgica concède au Client un droit d’utilisation du progiciel "Surgica", pour le nombre d’Utilisateurs indiqué dans le Devis, éventuellement modifié ultérieurement, pour le Territoire et pour la seule durée du Contrat. Ce droit d’utilisation est personnel, non transférable, non cessible et non exclusif. Le Client s’engage à ne pas porter atteinte directement ou indirectement par l’intermédiaire de tiers, aux droits de propriété intellectuelle de Surgica sur le progiciel "Surgica". A ce titre, il maintiendra en bon état toutes les mentions de propriété et/ou de copyright qui seraient portées sur les éléments constitutifs du progiciel "Surgica" y compris sa Documentation. De même, il fera figurer ces mentions sur toute reproduction totale ou partielle qui serait autorisée par Surgica et notamment sur la copie de sauvegarde. Le Client ne pourra céder tout ou partie des droits et obligations résultant des présentes, que ce soit dans le cadre d’une cession temporaire, d’une sous-licence et de tout autre contrat prévoyant le transfert desdits droits et obligations.

ARTICLE 8 : Garantie d’éviction

Surgica déclare et garantit qu’il est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle du progiciel "Surgica" lui permettant d’accorder au Client le droit d’utilisation prévu aux présentes.

Surgica déclare et garantit que le progiciel 'Surgica' n’est pas susceptible de porter atteinte aux droits des tiers.

ARTICLE 9 : Conditions tarifaires

9.1           Prix et conditions de paiement

En contrepartie de son Abonnement, le Client devra s’acquitter notamment de la redevance annuelle définie dans le Devis, correspondant au montant du droit d’utilisation du progiciel "Surgica" et au prix des Services auxquels il aura souscrit.

La 1ère facture est émise par Surgica le mois de la date d’acceptation du Contrat à signature du Devis. Cette facture intègre, l’ensemble des Services (récurrents, liées à la mise en œuvre initiale de la Plateforme d’exploitation du Client, à la formation ou à la reprise de données) et à l’intégralité des Utilisateurs déclarés par le Client lors de la signature du Contrat, que leur démarrage soit effectif ou non à la date de facturation et que les Services aient été réalisées ou non pour tout ou partie.

La redevance est facturée par Surgica à la date de signature du Devis jusqu’à la fin de l’année civile puis chaque année, début janvier, pour la nouvelle année civile. Les factures sont accompagnées d’un échéancier de prélèvements mensuels et sont payables terme à échoir à réception, relativement à l’intégralité des Utilisateurs déclarés par le Client, que leur démarrage soit effectif ou non à la date de facturation. L’utilisation du progiciel "Surgica" et le bénéfice des Services sont soumis au paiement de la redevance annuelle par le Client aux échéances contractuelles. Le Client reconnaît et accepte expressément que Surgica se réserve le droit de lui adresser sa facture ou son avoir au seul format électronique (PDF) par email. Aucune ventilation de tout ou partie des sommes à prélever par Surgica à son Client ne peut être réalisée à quelque titre que ce soit entre plusieurs personnes physiques ou morales, cette répartition éventuellement étant à la charge exclusive du Client dans sa comptabilité interne.

Les prix sont ceux en vigueur au jour de la signature du Devis. Ces prix, payables en euros, s’entendent hors taxes et hors frais éventuels notamment de produits de sociétés tiers interconnectés au progiciel "Surgica" : Apicrypt, Vidal, Doctolib, etc. Aucun escompte ne sera pratiqué. La facturation de l’Abonnement commence dès signature du Devis et Livraison du progiciel "Surgica" par Surgica au Client, tout mois entamé étant facturé comme un mois complet. Toute modification du Devis fera l’objet d’une facturation complémentaire, selon les tarifs de Surgica en vigueur au jour de cette modification. Sauf mention contraire du Devis, les factures sont payables par prélèvement bancaire.

Tout retard de paiement entraînera le règlement par le Client d’une pénalité égale à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la facture sans mise en demeure, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 200 (deux-cent) Euros TTC pour frais de recouvrement conformément à l’article D.441-5 du Code de commerce. Par ailleurs, lorsque les frais de recouvrement exposés seront supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, notamment en cas de recours à un cabinet de recouvrement externe, Surgica pourra obtenir une indemnisation complémentaire du Client sur justification.

De plus, en cas de retard de paiement, Surgica pourra, outre la suspension immédiate de l’Abonnement sans préavis, résilier le Contrat dans les conditions définies à l’article « Résiliation ». Surgica ne saurait être tenu pour responsable des pertes et dommages causés par cette suspension des services. En cas de reprise des services, des frais de reconnexion sont facturés au Client pour un montant forfaitaire de 200 (deux-cent) Euros TTC.

Le Service de Hotline, faisant partie intégrante de l’Abonnement et étant indissociable de celui-ci, permet de solutionner les dysfonctionnements et de réduire les indisponibilités. En conséquence, aucun remboursement de l’Abonnement ne pourra intervenir pour quelque dysfonctionnement du progiciel "Surgica" que ce soit ou parce que le Client n’utilise pas ou n’a pas activé une option auquel il a souscrit.

Les prix affichés par Surgica incluent la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), au taux en vigueur au jour de l’acceptation du Contrat. Toute évolution du taux de TVA sera reportée sur les factures du Client, sans que ce dernier ne puisse invoquer un quelconque recours en annulation du Contrat.

En cas de contrat conclu hors établissement conformément à l’article 221-3 du Code de la consommation, aucun paiement ou contrepartie ne sera demandée au Client avant l’expiration d’un délai de réflexion de sept (7) jours à compter de la date du Contrat.

9.2           Révision du prix

Le montant des redevances sera révisé en fonction de l'indice Syntec publié par l'Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INSEE). Au cas de disparition de l'indice, le calcul sera effectué grâce à l'indice de remplacement en utilisant le coefficient de corrélation nécessaire. A défaut d'indice de remplacement, les parties utiliseront l'indice le plus proche.

La révision interviendra au 1er janvier de chaque année sous réserve que le Client soit contractuellement engagé depuis au moins 1 an révolu, sur la base du dernier indice publié par application de la formule suivante :

P1 = P0 x (S1 / S0)

Dans laquelle :

P1 : prix révisé
P0 : prix contractuel d'origine ou dernier prix révisé
S0 : indice SYNTEC de référence retenue à la date contractuelle d'origine ou lors de la dernière révision
S1 : dernier indice publié à la date de révision

Surgica modifiera sa grille tarifaire en fonction de la hausse de l'indice de référence.

Article 10 : Responsabilite

10.1         Adéquation aux besoins

Le Client déclare avoir apprécié l’adéquation du progiciel "Surgica" et des Services à ses besoins avec l’aide d’une personne qualifiée pour le conseiller si nécessaire. Le Client garantit que chaque Utilisateur dispose des compétences et connaissances nécessaires, et de manière générale, de l’expertise métier liée aux domaines médical et de la gestion de cabinet qui concerne directement cet Utilisateur. Le Client s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires à l’utilisation du progiciel "Surgica" et des Services.

10.2         Responsabilité

Surgica exécute les obligations contractuelles mises à sa charge avec tout le soin possible en usage dans sa profession et dans le cadre d’une obligation générale de moyens.

En aucun cas, Surgica ne pourra être déclarée responsable :

• de la destruction ou de la détérioration de fichiers ou de programmes appartenant au Client,
• des préjudices indirects reconnus par la jurisprudence des tribunaux français et notamment de l’atteinte à l'image de marque du Client ou de la détérioration de son matériel.

En tout état de cause, si la responsabilité de Surgica pour faute prouvée venait à être reconnue au titre des présentes, l’indemnisation qui pourrait lui être réclamée serait expressément limitée au montant du prix hors taxes payé par le Client depuis l’entrée en vigueur du Contrat et jusqu’à la survenance de la faute reprochée, plafonné à un (1) a. Surgica ne saurait en aucun cas voir sa responsabilité engagée en cas d’erreur d’interprétation, de mauvaise interprétation ou mauvaise exploitation des Données traitées par Surgica. Surgica n’assume aucune obligation ou responsabilité au titre du traitement médical des patients et des conséquences en résultant.

Par dérogation expresse à l’article 1222 du Code Civil, les Parties conviennent expressément d’écarter l’exécution forcée de tout ou partie du Contrat par un tiers ou le Client lui-même aux frais de Surgica.

Article 11 : Confidentialité

Les Parties s’engagent (i) à n’utiliser les Informations Confidentielles que dans le but d’accomplir leurs obligations au titre du Contrat, (ii) à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des Informations Confidentielles, et (iii) sauf autorisation expresse prévue au Contrat, à ne pas communiquer d’Informations Confidentielles à des tiers sans l’accord préalable et écrit de la Partie ayant communiqué et/ou étant la détentrice initiale de ces Informations Confidentielles.

Les Parties s’engagent à faire respecter le même engagement par le personnel et leurs éventuels sous-traitants affectés à l’exécution du Contrat.

Les obligations de confidentialité prévues au présent article ne s’appliqueront pas à l’une ou l’autre des Parties si (i) les Informations Confidentielles sont tombées dans le domaine public sans faute de sa part, (ii) elle connaissait les Informations Confidentielles avant qu’elles ne lui soient communiquées par l’autre Partie, ou (iii) elle les a reçues d’un tiers n’étant pas soumis à une obligation de non-divulgation.

Les obligations de confidentialité prévues au présent article resteront en vigueur pendant dix (10) ans après l’expiration ou la résiliation du Contrat.

Article 12 : Données personnelles

Dans le cadre des Conditions Générales :

• les « Lois applicables en matière de protection des données » désigne la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »),
• les termes « Données Personnelles » ou « Données », « Personne concernée », « Sous-traitant », « Responsable de traitement » et « Traitement » ont le sens défini par les Lois applicables en matière de protection des données.

Les Parties acceptent et reconnaissent qu'à l’égard des Données Personnelles traitées dans le cadre du Contrat le Client a la qualité de Responsable de traitement et Surgica la qualité de Sous-traitant car il ne traite les Données Personnelles que pour les finalités déterminées par le Client et sur les instructions de celui-ci.

Il est toutefois précisé que les Parties demeurent chacune Responsable non conjointe du Traitement de leurs propres Données Personnelles, notamment s’agissant des Données Personnelles de leur personnel respectif communiquées afin de permettre l’exécution du Contrat ou la gestion de la facturation.

12.1         Objet et finalités du Traitement sous-traité

Le Traitement sous-traité par le Client au Prestataire a pour objet l’exécution des opérations de gestion quotidienne du cabinet médical du Client et l’exercice de son activité médicale au moyen du progiciel "Surgica" et répond par conséquent aux finalités suivantes :

• la gestion de l’ensemble de la relation avec le patient dont, notamment, la gestion de son dossier médical, le suivi de son parcours de soins au sein de la structure du Client, la gestion de ses rendez-vous, l’édition des ordonnances, la réception des résultats d’analyse de laboratoires, la gestion de l’imagerie médicale, l’archivage des documents générés par le biais de Surgica, l’envoi de courriers aux confrères éventuellement via une messagerie sécurisée pour professionnels de santé, l’établissement et la télétransmission des feuilles de soins ;
• la gestion financière et comptable du Client grâce aux outils de facturation et de suivi comptable disponibles à partir de Surgica ;
• la maintenance, l’assistance, notamment à distance, et, suivant l’Abonnement, l’hébergement des Données du Client ;
• la réponse aux obligations légales, administratives et éventuellement judiciaire ;
• l’assistance au requêtage ou au paramétrage du Progiciel.

Les Personnes concernées par le Traitement sont les patients du Client ainsi que l’ensemble des personnes physiques membres de l’équipe de soins au sens de l’article L1110-12 du Code de la santé publique.

Les Données Personnelles collectées et traitées sont celles qui sont nécessaires à la réalisation de l’objet du Traitement à savoir les coordonnées personnelles et professionnelles des personnes concernées (adresse, téléphone, email, etc.), les données d’identification (nom et prénoms, n° de sécurité sociale, n° ORIAS, n° d’enregistrement auprès du Répertoire partagé des professionnels de santé, etc.), les informations d’ordre familial (situation familiale, parents, enfants, etc.), les données de santé au sens du Considérant 35 du RGPD incluant notamment les antécédents médicaux, les comptes rendus opératoires, les résultats d’analyses médicales, etc.

Surgica s’engage à ne traiter les Données, réunies sous quelque forme que ce soit (fichier informatisé, base de données, etc.) que pour les finalités visées ci-dessus et plus généralement pour lui permettre de se conformer à la législation en vigueur applicable au Sous-traitant.

12.2         Destinataire des Données

Les Données personnelles traitées dans le cadre du Contrat sont communiquées à Surgica exclusivement et aux sous-traitants de Surgica lorsqu’il est autorisé préalablement par le Client à faire appel à un ou plusieurs sous-traitants. A cet égard, il a été expressément indiqué au Client, avant la conclusion du Contrat, que l’hébergement des Données Personnelles est sous-traité à la société Microsoft, lequel est certifié HDS au sens de l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique.

En application du contrat de sous-traitance de cette prestation d’hébergement, Microsoft supporte les risques que présente le Traitement résultant notamment de la destruction, de la perte, de l'altération, de la divulgation non autorisée de Données Personnelles transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou de l'accès non autorisé à de telles Données, de manière accidentelle ou illicite, et de catégories particulières de Données, en particulier les données concernant la santé.

Microsoft a reçu les certifications « Hébergeur d’infrastructure physique » et « Hébergeur Infogéreur » pour les activités d’hébergement de données de santé le 31 Octobre 2018 pour ses datacenters France et le 8 Février 2019 pour ses datacenters d’hébergement Europe. Les engagements de Microsoft pris à l’égard de Surgica en termes de protection des Données Personnelles sont consultables sur le site de Microsoft à https://www.microsoft.com/fr-fr/trust-center. En cas de perte ou de suspension de la certification HDS et sous réserve qu’il en est été averti, Surgica en informera le Client et prendra les mesures appropriées dont, notamment, extraire ou faire extraire les Données du Client afin de les transférer vers un nouveau sous-traitant.

Les Données seront hébergées sur le territoire de l’Union Européenne.

12.3         Obligations du Sous-traitant

Conformément aux Lois applicables en matière de protection des données, Surgica s’engage à :

• traiter les Données uniquement dans le cadre de la fourniture de l’Abonnement souscrit par le Client dans le cadre du Contrat et uniquement pour les seules finalités listées ci-dessus ;
• traiter les Données conformément aux instructions documentées du Client ;
• garantir la confidentialité des Données Personnelles traitées dans le cadre du Contrat ;
• veiller au respect par les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles du même engagement de confidentialité ;
• aider le Client à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD.

En qualité de Sous-traitant, Surgica met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Personnelles contre les pertes, l’accès illégal et les risques d’altération. Surgica prévoit notamment un accès aux Données restreint à un nombre limité de son personnel, spécialement formé à la protection des données personnelles et lié par un engagement de confidentialité renforcé à Surgica.

Surgica s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la confidentialité et la sécurité des Données.

Sauf autorisation expresse du Responsable de traitement, Surgica s’interdit formellement de divulguer, céder, transférer ou communiquer à des tiers tout ou partie des Données personnelles et ce, à l’exception de ses prestataires ou Sous-traitants pour les besoins de l’exécution du Contrat dont, notamment, Microsoft.

Surgica notifiera au Client toute violation de Données Personnelles dans un délai maximum de 48h après en avoir pris connaissance et par tout moyen approprié (la « Violation »). Surgica fournira ensuite ses meilleurs efforts pour documenter cette notification afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette Violation à l’autorité de contrôle compétente. Surgica pourra notamment informer le Client, au fur et à mesure de l’obtention de ces informations et dans un délai raisonnable, de la nature et l’origine de la Violation, des catégories de Données confiées affectées ou concernées, les nom et coordonnées du Délégué à la Protection des Données ou de toute autre personne auprès de laquelle le Client peut obtenir de plus amples informations.

Enfin, les Parties s’engagent à coopérer en cas de réclamation d’une personne dont les Données personnelles sont traitées dans le cadre du Contrat et/ou en cas de contrôle d’une autorité de protection des données personnelles.

12.4         Les obligations du Responsable de traitement

Le Client devra fournir à Surgica toutes les informations qu’il détient nécessaires à l’exécution des Conditions Générales et documenter par écrit toute instruction concernant le Traitement de Données qu’il confie à Surgica.

Le Client s’engage à assurer l’information pleine et entière des Personnes concernées sur le Traitement de Données Personnelles qu’il met en œuvre et à recueillir leur consentement lorsqu’il est requis, dans les conditions prévues les Lois applicables en matière de protection des données.

En conséquence, sauf instruction documentée expresse contraire, et exception faite des cas imposés par les Lois et réglementations applicables, le Client reste seul responsable et chargé de la direction de la communication avec les Personnes concernées et les autorités de contrôle concernant les Traitements confiés.

12.5         Durée de conservation des Données

Seules les Données strictement nécessaires aux finalités détaillées ci-dessus sont conservées par Surgica pendant la durée strictement nécessaire à l’exécution du Contrat ou pendant une durée plus courte fixée conformément aux dispositions de l’article R. 1112-7 du Code de la santé publique.

12.6         Sort des Données a l’expiration du Contrat

A l’expiration du Contrat, les Données Personnelles seront restituées au Client dans les conditions de l’article « Réversibilité ». Seules les Données Personnelles qui seraient nécessaires à Surgica pour gérer un éventuel contentieux pourront toutefois être conservées pendant la durée de la prescription applicable augmentée de la durée de la procédure éventuelle.

Article 13 : Audit

Le Client pourra effectuer un audit de Surgica pour s’assurer de la bonne exécution du Contrat et de son respect des Lois applicables en matière de protection des données.

Le Client devra avertir Surgica de l’intervention de l’audit, par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un délai de préavis de trente (30) jours ouvrés. Dans le cadre de cet audit, Surgica s’engage seulement à communiquer toutes les informations et documents raisonnables demandés par le Client. Les Parties rappellent que cet audit ne saurait permettre au Client d’accéder à des informations qu’il n’est pas légitime à connaître conformément aux Lois applicables en matière de protection des données. 

Article 14 : Force majeure

La responsabilité de l’une ou l’autre des Parties ne pourra être mise en cause en cas de survenance d’un cas de force majeure l’ayant empêché d’exécuter ses obligations résultant du Contrat. Les Parties conviennent que constitue un cas de force majeure (ci-après et ci-avant « Force Majeure »), tout évènement échappant à leur contrôle qui ne pouvait raisonnablement être prévu lors de la conclusion du Contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées et ce, conformément à l’article 1218 du Code civil.

En cas de survenance d’un cas de force majeure, il appartient à la Partie concernée, sous peine de ne pouvoir s’en prévaloir, dans les meilleurs délais à compter de la survenance de l’événement :

• de notifier à l’autre Partie par lettre recommandée avec avis de réception la survenance de l’événement en justifiant son caractère de force majeure ;
• d’en indiquer la durée prévisible ;
• d’informer l’autre Partie des dispositions prises ou qu’elle compte prendre pour en atténuer les effets.

L’exécution des obligations concernées par le cas de force majeure est alors suspendue pendant toute la durée dudit cas de force majeure et reprend ensuite son cours, sans préjudice de toute résiliation prévue à l’article « Résiliation » des présentes Conditions Générales.

La partie concernée fera tout son possible pour pallier les difficultés rencontrées et mettre en œuvre les moyens nécessaires permettant de reprendre dans les meilleures conditions la poursuite du Contrat.

Article 15 : Résiliation

Les Parties pourront résilier le Contrat de plein droit et sans formalité judiciaire, dans les trente (30) jours calendaires suivants la première présentation d'une mise en demeure notifiée par lettre recommandée avec avis de réception restée sans effet, en cas de manquement de l’une des Parties à l’une ou plusieurs des obligations suivantes : (i) tout manquement aux obligations détaillées aux articles « Conditions d’utilisation du progiciel Surgica », « Obligations du Client », et « Propriété intellectuelle », (ii) tout manquement aux règles de confidentialité et de sécurité telles que stipulées aux Conditions Générales, notamment à l’article « Confidentialité », (iii) en cas de Traitement ou d’utilisation illicite de Données ou en cas de violation d’une obligation aux termes de l’article « Données personnelles », (iv) tout manquement aux obligations détaillées aux articles « Responsabilité » et « Assurance » et en particulier l’obligation de souscrire et de maintenir en vigueur un contrat d’assurance

Surgica pourra également résilier le Contrat de plein droit et sans formalité judiciaire, après trente (30) jours calendaires suivants la première présentation d'une mise en demeure notifiée par lettre recommandée avec avis de réception restée sans effet, en cas de retard de paiement du Client d’une durée supérieure à quinze (15) jours à compter de la date d’exigibilité de la ou des factures concernées et plus généralement en cas de manquement du Client à ses obligations stipulées à l’article « Conditions tarifaires ».

Surgica pourra aussi résilier le Contrat de plein droit et sans formalité judiciaire en cas de comportements discourtois de la part du Client ou de l’un des Utilisateurs du Client, sans préjudice des dommages et intérêts éventuellement dus par le Client. En effet, dans le cadre des échanges avec Surgica, le Client et ses Utilisateurs s’engagent à adopter un comportement courtois. Ils s’obligent, à ce titre, à ne pas tenir ou écrire des propos diffamatoires, indécents, dangereux, apparentés à du harcèlement, intimidants, menaçants, haineux notamment à raison du sexe, de l'orientation ou de l'identité sexuelle, ou du handicap, violents notamment incitant à la violence faite aux femmes, portant atteinte à la dignité humaine, répréhensibles, discriminatoires, inappropriés, injurieux, obscènes, pornographiques ou pédopornographiques, sexuellement explicites ou choquants dans un contexte sexuel, racial, culturel ou ethnique, révisionnistes, faisant l’apologie des crimes de guerre, appelant au meurtre ou incitant au suicide.

Dans le cas d’une résiliation pour faute du Client, il sera immédiatement redevable à Surgica, sans préjudice de tous dommages et intérêts, de la totalité des sommes échues ou à échoir jusqu’au terme normal du présent Contrat.

En cas de résiliation le Client ou ses Utilisateurs se verront dans l’impossibilité d’accéder à la Plateforme d’exploitation de Surgica, d’interagir avec le progiciel "Surgica" et à recevoir des services quels qu’ils soient de la part de Surgica et ce à compter de la date de fin d’effet du Contrat. Ainsi dans le cas d’un Abonnement Saas, l’accès aux Données de santé à caractère personnel pour lui et ses Utilisateurs n’est plus autorisé sur la Plateforme d’exploitation Surgica ; cependant, en cas de cessation du Contrat, et ce pour quelque motif que ce soit, Surgica  pourra restituer les Données de santé à caractère personnel du Client dans les termes et conditions prévus à l’article « Réversibilité ».

A la cessation quelle qu’en soit la cause, d’un Abonnement on-premise, le Client s’engage à donner dans les sept (7) jours maximums suivant la date de fin d’engagement l’accès à Surgica qui réalisera la désinstallation du Progiciel.

Outre la résiliation, tout manquement à une obligation contractuelle peut donner lieu à une action à l'encontre de la Partie contrevenante, en vue d'obtenir réparation du préjudice subi par l'autre Partie au titre des manquements invoqués. 

Les Parties reconnaissent que le Droit d’Utilisation et les Services trouvent leur utilité au fur et à mesure de l'exécution des présentes. En conséquence, en cas de résiliation du Contrat, quelle qu’en soit la cause, aucun remboursement ne pourra intervenir au profit du Client.

Article 16 : Réversibilite

Dans le cas d’un Abonnement Saas, à la date de cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit, Surgica proposera à la demande du Client, un service de restitution des Données lui appartenant, confiées à Surgica à l’occasion de l’exécution du Contrat, dans un format lisible déterminé par Surgica. Ces prestations de Surgica seront à la charge du Client et facturées selon devis préalablement accepté par le Client. L’intégralité des Données du Client confiées à Surgica à l’occasion de l’exécution du Contrat, seront supprimées de manière définitive et irréversible (en ce compris toutes les copies existantes dans ses systèmes d’information) de la Plateforme d’exploitation à la fin de la période de réversibilité. Surgica conservera toutes les preuves nécessaires et utiles de la bonne réalisation de cette suppression, sous toute forme utile, incluant notamment des certificats ou attestations de tiers professionnels, et à communiquer ces preuves au Client à première demande. En cas de résiliation des Conditions Générales ou à l’échéance de celui-ci, quelle qu’en soit la raison, les Données du Client restent sa propriété et il est de sa responsabilité de les récupérer à la date de résiliation effective des Conditions Générales ou leur échéance. Pour cela, la demande de réversibilité du Client doit être faite (i) en cas de résiliation des Conditions Générales un (1) mois au plus tard après la cessation du Contrat, ou (ii) en cas d’arrivée à l’échéance des Conditions Générales un (1) mois au plus tard avant la cessation du Contrat. Tout manquement à cette obligation ne saurait affecter la date de résiliation des Conditions Générales ou leur échéance, ni entraîner la mise en cause de la responsabilité de Surgica.

En cas d’export des données pour restitution, Surgica rendra l’export disponible en téléchargement au Client. Ce lien sera actif pendant 7 (sept) jours. Surgica transmettra un bordereau de livraison par email au Client. Le Client s’oblige à signer et renvoyer ce bordereau par email dans les 7 (sept) jours calendaires à compter de la date de mise à disposition de l’export et à y signaler ses éventuelles réserves. Seules les réserves transmises via ce bordereau de livraison seront prises en compte. Dans ce cas, Surgica disposera de 7 (sept) jours pour faire un retour sur le traitement ou non de ces réserves, compte tenu de leur faisabilité technique et de leur prise en charge sans équivoque dans le devis initial. Dans ce contexte, Surgica n’a pas une obligation de résultat. Ainsi une livraison pourra être réputée conforme dans la mesure où Surgica ne garantit pas l’état de l’intégralité des données sources et à ce titre ne garantit pas de récupérer l’intégralité de ces données dans la base de données du progiciel "Surgica" du Client.

Sans réserve transmise à Surgica dans le délai de 7 (sept) jours à compter de la date de réception du bordereau de livraison, la livraison sera réputée conforme. Toutes demandes ultérieures seront soumises à devis complémentaire sous réserve de faisabilité technique.

ARTICLE 17 : Assurance

Les Parties, chacune en ce qui les concerne, s’engagent à souscrire une police d’assurance destinée à couvrir les conséquences dommageables des risques liés à l’exécution des Conditions Générales. Cette assurance est prise auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable et les Parties s’engagent, pendant toute la durée du Contrat, à maintenir ladite police d’assurances et à acquitter les primes correspondantes. Un justificatif devra être fourni à l’une ou l’autre des Parties qui en fait la demande expresse à l’autre.

Article 18 : Droit de rétractation

Les dispositions du présent article sont applicables uniquement aux contrats conclus hors établissements avec les Clients visés à l’article L221-3 du Code de la consommation.

Dans l’hypothèse où les conditions cumulatives prévues par l’article susvisé seraient remplies, le Client est informé qu’il dispose d’un droit de rétractation. Le Client pourra notifier au moyen du formulaire de rétractation annexé aux présentes et adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à Surgica sa volonté de se prévaloir dudit droit de rétractation dans un délai de quatorze (14) jours à compter de la conclusion du Contrat. Nonobstant ce qui précède, aucune demande de rétractation ne pourra intervenir postérieurement à l’installation par Surgica dudit Progiciel en Abonnement on-premise, y compris durant la période de quatorze (14) jours. Par ailleurs, en Abonnement Saas, aucune demande de rétractation ne pourra intervenir postérieurement à l’activation par Surgica dudit Progiciel sur la Plateforme d’exploitation pour le Client, y compris durant la période de quatorze (14) jours.

En dehors de l’hypothèse susvisée, exclusivement réservée aux contrats entrant dans le champ de l’article L221-3 du Code de la consommation, aucun droit de rétractation ne pourra être exercé.

Article 19 : Dispositions diverses

19.1         Incessibilité

Dans la mesure où Surgica est seul titulaire des droits sur le progiciel "Surgica", les Parties conviennent que le Client bénéficie d’un droit d’utilisation personnel, ponctuel, incessible et non exclusif.

19.2         Nullité

Si l'une quelconque des stipulations du Contrat s'avérait nulle au regard d'une règle de droit en vigueur ou d'une décision judiciaire devenue définitive, elle serait alors réputée non écrite, sans pour autant entraîner la nullité du Contrat ni altérer la validité de ses autres dispositions.

19.3         Indépendance des contrats

Le Client reconnaît que le Contrat constitue un document contractuel autonome et indépendant et ne dépend en aucun cas d’autres contrats qui auraient pu être conclus avec Surgica. En conséquence, toute somme due au titre du Contrat restera due par le Client en cas d’expiration d’un autre contrat quelle qu’en soit la cause, étant entendu que Surgica ne procèdera à aucun remboursement d’une somme déjà versée en exécution des présentes. Le Client reconnaît que les dispositions de l’article 1186 du Code Civil relatives à la caducité ne pourront être invoquées par lui pour se délier des obligations contractuelles souscrites auprès de Surgica quelles qu’elles soient.

19.4         Modification des conditions contractuelles

Si la modification contractuelle résulte de la transposition d’une norme juridique nationale ou supranationale, le Client ne dispose pas du droit de refuser ladite modification du Contrat qui s’impose à lui. Dans le cas où une modification législative ou réglementaire mettrait à la charge de Surgica des obligations spécifiques supérieures, additionnelles ou différentes de celles mentionnées au Contrat, ou dans le cas où des obligations renforcées, notamment en termes de sécurité, seraient imposées à Surgica, Surgica intègrera ces services supplémentaires à son offre et proposera au Client une souscription aux dits services en l’informant de leurs modalités, notamment financières.

19.5         Mise en commun des données au sein d’une structure

Lorsqu’un ou plusieurs Clients Professionnels de Santé décident de collaborer au sein d’une même structure en souscrivant à l’Abonnement Surgica, et que la souscription soit nouvelle ou déjà active, l’ensemble des Données de santé à caractère personnel gérées par ces Utilisateurs sont mises en commun dans l’ensemble des données de la structure, y compris celles issues de reprises de logiciels métiers antérieurs. Le Client fait son affaire personnelle de prendre toute disposition et de recueillir toute autorisation nécessaire au respect des réglementations et législations en vigueur relativement au partage de données de santé à caractère personnel, que ce soit avant ou après acceptation du Contrat.

19.6         Déclaration annuelle du client

Conformément aux recommandations des autorités de santé, le Client s’engage, à la date anniversaire du Contrat, à effectuer une déclaration annuelle auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) des moyens qu’il met en œuvre pour assurer l’information des Patients et des Utilisateurs, en relation avec l’exécution du Contrat.

19.7         Information et recueil du consentement du patient

Surgica confie au Client le soin de vérifier que le dépôt, l’hébergement et l'accès aux Données de santé à caractère personnel a reçu l’accord des Patients.

Conformément à l’article L.1111-8 du Code de la Santé Publique, le consentement des Patients sera expressément recueilli par le Client. Ce consentement doit également être recueilli préalablement à tout changement dans la situation du Client ou de l’un de ses Utilisateurs, notamment en cas de départ à la retraite, de changement de structure ou de toute autre situation pouvant amener d’autres praticiens à accéder aux Données. Surgica se réserve le droit de demander au Client de justifier du recueil du consentement de toute personne concernée. Surgica ne peut en aucun cas être tenu responsable du non-respect par le Client de ses obligations, le Client garantissant à cet égard Surgica à première demande de toute réclamation ou mise en cause dont elle pourrait faire l’objet, et de toute condamnation et ses accessoires ou toute somme que Surgica serait contrainte de payer par décision exécutoire ou en exécution d’une transaction, résultant d’un manquement à cette obligation.

19.8         Renonciation

Le fait que Surgica ne se prévale pas, à un moment donné et pour quelque motif que ce soit, d’une quelconque stipulation du Contrat ne saurait être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir pour l’avenir. Dans le cas où l’une quelconque des présentes stipulations serait, en tout ou partie, annulée, cette annulation n’affectera pas les autres stipulations qui resteront applicables. En cas de contradiction éventuelle avec tout autre document, les Parties conviennent, sauf stipulation contraire expressément acceptée entre elles, d’accorder aux Conditions Générales applicables une valeur hiérarchique supérieure.

19.9         Imprévision

Les Parties conviennent expressément d'écarter l'application de l'article 1195 du Code civil de sorte que l’une ou l’autre des Parties ne sera pas autorisée à demander une renégociation du Contrat à l'autre Partie même si un changement de circonstances imprévisible lors de sa conclusion en rendait son exécution excessivement onéreuse pour elle. Aucune disposition du Contrat ne saurait par ailleurs être interprétée comme autorisant une telle faculté.

19.10       Loi applicable – attribution de juridiction

Le Contrat est régi par le droit interne français. Pour toute difficulté concernant l’exécution ou l’interprétation du Contrat, et qui ne pourrait être réglée à l’amiable par le recours préalable à une procédure de conciliation, la Partie la plus diligente saisira les tribunaux compétents.

Article 20 : Cession

Surgica sera libre de céder le Contrat sans l’accord préalable du Client au profit de tout tiers de son choix. Cette cession s’entend sans aucune solidarité, ce que reconnaît expressément le Client.