Conditions Générales d’Abonnement Surgica

Janvier 2025

Préambule

La société Medialog est éditeur du Progiciel de gestion de dossier patient Surgica destiné aux professionnels de santé et fournisseur de services associés, tels que l’assistance à l’utilisation et la maintenance de ce Progiciel.

Les présentes conditions générales d‘abonnement (ci-après les « Conditions Générales ») s’appliquent entre la société Medialog, Société par Actions Simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le n° 393 646 286, dont le siège social est situé au 13 avenue Neil Armstrong 33700 Mérignac (ci-après dénommée « Medialog ») et le client (ci-après le « Client ») ayant signé le Devis.

Le Client reconnaît avoir préalablement à la signature du Devis, pris connaissance des Conditions Générales et avoir bénéficié de tous les conseils et informations nécessaires de la part de Medialog et/ou de ses partenaires, qu’ils soient commerciaux, contractuels, fonctionnels ou techniques, afin de s’assurer de l’adéquation de l’offre Surgica (Progiciel et Services) à ses besoins pendant la phase de négociation d’avant-vente. Medialog se réserve le droit de mettre à jour les Conditions Générales à tout moment, notamment en raison de la modification ou des évolutions techniques introduites par ses sous-traitants ou imposées par le cadre légal applicable, par exemple en matière de protection des données personnelles, et s’engage à en informer le Client au préalable par tout moyen.

La poursuite de l’utilisation de Surgica et/ou le recours aux Services postérieurement à la notification par Medialog de la modification des présentes vaut acceptation du Client des nouvelles Conditions Générales. La version en vigueur ainsi que les versions antérieures des Conditions Générales peuvent être consultées librement par le Client à tout moment sur le site www.surgica.fr ou lui être communiquées sur simple demande.

Article 1 : Définitions

Dans le présent contrat, les termes suivants, employés tant au singulier qu'au pluriel, auront les significations suivantes :

« Abonnement » désigne le mode d’utilisation du Progiciel proposée par Medialog et sélectionné par le Client dans le Devis. Il s’agit de l’abonnement en mode on-premise (concession d’un droit d’utilisation du Progiciel) (ci-après « Abonnement on-premise ») ou du mode Saas (concession d’un droit d’utilisation du Progiciel et d’accès à la Plateforme d’exploitation hébergée du Progiciel) (ci-après « Abonnement Saas »). Les Services associés à chacun de ces abonnements sont identifiés dans le Devis.

« Anomalie » désigne tout dysfonctionnement, non-conformité à la Documentation, bogue, vice caché ou tout autre défaut reproductible du Progiciel indépendant d’une mauvaise utilisation du Progiciel, rendant impossible son utilisation ou celle d’une fonctionnalité essentielle de ce dernier.

« Client » désigne le professionnel de santé exerçant à titre individuel ou la structure d’exercice acceptant les conditions stipulées au Contrat et utilisant Surgica pour ses propres besoins.

« Contrat » désigne l’ensemble formé des documents contractuels suivants, présentés par ordre hiérarchique de valeur juridique décroissante : les présentes Conditions Générales éventuellement modifiées, le Devis, la Documentation et tout autre document ou condition incorporé par référence. En cas de contradiction entre une ou plusieurs dispositions figurant dans les documents mentionnés ci-dessus, le document de rang supérieur prévaut. Aucune annotation manuscrite du Client sur le Devis ou sur tout autre document contractuel n’aura de valeur entre les Parties sauf accord écrit de Medialog sur ladite modification ou mention.

« Devis » désigne tout devis édité par Medialog et dûment signé par le Client.

« Données » désigne les informations et données traitées par Surgica et hébergées chez le Client ou tout tiers en exécution du Contrat. Elles comportent des données à caractère personnel.

« Documentation » désigne la documentation en ligne, technique et fonctionnelle permettant l’utilisation de Surgica ainsi que les tutoriels vidéo.

« Droits de Propriété Intellectuelle » désigne toutes créations, inventions, droits d’auteur, brevets et demandes de brevets, marques et dépôts de marques, dessins et modèles et dépôts de dessins et modèles, bases de données, noms commerciaux, secrets commerciaux, secrets de fabrication et savoir-faire ainsi que tous autres droits de propriété intellectuelle ou toute forme de protection équivalente en vigueur en France et dans le monde entier.

« Informations Confidentielles » désigne toutes informations, et/ou toutes données sous quelque forme et de quelque nature qu'elles soient, incluant notamment le code source et le code objet de Surgica, tous documents écrits ou imprimés, concernant les choix stratégiques, les bénéfices, les perspectives d’évolutions, les clients et les fournisseurs de Medialog et plus largement tout document confidentiel.

« Livraison de Surgica » désigne la mise à disposition au Client de l’accès au logiciel Surgica accompagné de son login et mot de passe d’accès, comprenant le seul paramétrage du login et mot de passe des comptes utilisateurs (hors tout autre paramétrage).

« Maintenance » désigne l’ensemble des opérations visant le maintien en état de fonctionnement et la mise à jour de Surgica.

« Patient » désigne toute personne physique qui a été ou va être soumise à une consultation médicale avec un Client et qui est prise en charge par ce dernier.

« Plateforme d’exploitation » désigne dans le cadre d’un Abonnement Saas l’ensemble des matériels, progiciels, systèmes d’exploitation, bases de données, serveurs et environnement fournis par Medialog ou ses sous-traitants sur lequel sera effectué l’exploitation de Surgica.

« Progiciel » ou « Surgica » désigne le progiciel « Surgica », dans toutes ses versions successives, édité par Medialog et lui appartenant.

« Reprise de données » désigne les prestations de récupération de tout ou parties des données antérieures de la patientèle du Client pour les importer dans Surgica.

« Services » désigne un ou plusieurs des services fournis par Medialog au Client au titre du présent Contrat dont la maintenance du Progiciel et/ou de la Plateforme d’exploitation selon l’Abonnement sélectionné par le Client, l’hébergement du Progiciel et des Données selon l’Abonnement sélectionné par le Client, directement ou par un sous-traitant de Medialog bénéficiant de la certification hébergeur de données de santé au sens de l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique (ci-après « HDS »), ainsi qu’une assistance à l’utilisation du Progiciel.

« Territoire » désigne la France.

« Utilisateurs » désigne le Client, professionnel de santé, ou l’ensemble de l’équipe de soins au sens de l’article L1110-12 du Code de la santé publique exerçant au sein de la structure du Client en ce compris les secrétaires médicales, autorisés à utiliser Surgica conformément aux Conditions Générales.

Article 2 : Objet du Contrat 

Les Conditions Générales définissent les conditions dans lesquelles Medialog autorise le Client à utiliser le Progiciel conformément à l’Abonnement sélectionné par le Client dans le Devis et accéder aux Services dans la limite des droits acquis par le Client conformément aux conditions des présentes.

Article 3 : Entrée en vigueur et durée

Le Contrat entre en vigueur à compter de la signature du Devis par le Client. Le droit d’utilisation du Progiciel y compris toutes les options souscrites et l’accès aux Services sont accordés au Client pour une durée de trois (3) ans (« Durée Initiale ») sauf mention contraire dans le devis, à compter de la date effective du paiement par le Client de la redevance telle que prévue par le Devis. Au terme de la Durée Initiale, le droit d’utilisation et l’accès aux Services accordés au Client seront automatiquement reconduits par tacite reconduction pour des périodes successives d’un (1) an, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception avec un préavis de quatre-vingt-dix (90) jours.

Article 4 : Conditions d’utilisation de Surgica

4.1           Droit d’utilisation

Medialog concède au Client, pour toute la durée du Contrat, un droit d’utilisation, personnel, non exclusif, non cessible et non transférable du Progiciel pour les besoins de l’activité du Client et des Utilisateurs dans la limite des droits définis dans le Devis. Le droit d’utilisation est accordé aux Utilisateurs nommés auprès de Medialog. Le droit d’utilisation est limité à une seule base de données. La saisie de données de santé est uniquement possible au nom d’un Utilisateur professionnel de santé figurant parmi la liste des Utilisateurs nommés.

Medialog accorde au Client le droit d’utiliser le Progiciel et sa Documentation dans la limite du nombre d’Utilisateurs prévu dans le Devis. Chaque utilisateur a un seul accès simultané au Progiciel. Un Utilisateur correspond à un compte composé d’un identifiant et d’un mot de passe (ci-après le « Compte »). Le Client se porte for du respect des présentes conditions générales par les Utilisateurs.

Le Client devra fournir à Medialog une déclaration sur l’honneur comprenant la liste des Utilisateurs, au moment de l’entrée en vigueur du Contrat puis à chaque reconduction. Le Client accepte et reconnait que toute modification de cette liste, en raison notamment du départ d’un Utilisateur de la structure du Client pour quelle que raison que ce soit (licenciement, démission, départ en retraite, etc.), devra être notifiée à Medialog dans les plus brefs délais et pourra entrainer, le cas échéant, une modification du Contrat et la clôture du Compte correspondant. En cas de non-utilisation de Surgica par l’ensemble des Utilisateurs mentionnés sur cette liste, le Client est informé que Medialog ne procèdera à aucune révision du montant de la redevance et que la redevance sera due jusqu’à la fin de l’engagement.

Dans le cas d’un droit d’utilisation de type « Poste physique », le droit d’utilisation de Surgica est limité au nombre de postes définis sur le Devis, chaque poste ayant un seul accès simultané à la base de données. Dans ce cas, le Client devra fournir à Medialog une déclaration sur l’honneur comprenant la liste des postes au moment de l’entrée en vigueur du Contrat puis à chaque reconduction. Il est prévu un (1) compte utilisateur Surgica par poste.

Le droit d'utiliser le Progiciel pourra être étendu à d’autres Utilisateurs sous réserve de l'accord écrit et préalable de Medialog, en contrepartie du paiement d'une redevance complémentaire calculée au prix en vigueur selon la grille tarifaire de Medialog au jour de la signature du Devis correspondant.

Le Client pourra procéder à tout acte d’utilisation prévu par le Code de la propriété intellectuelle et notamment par les dispositions de l’article L. 122-6 de celui-ci.

Il est expressément convenu que le Client n'est pas autorisé au titre des présentes à :

• représenter, diffuser ou commercialiser le Progiciel, que ce soit à titre gracieux ou onéreux ;
• utiliser le Progiciel de quelque façon que ce soit aux fins de conception et de réalisation informatique dans l’objectif d’une diffusion ou d’une commercialisation d’un progiciel similaire équivalent ou de substitution ;
• céder, vendre, louer, prêter, sous-licencier, distribuer, transférer ou mettre à disposition d’un tiers directement ou indirectement le Progiciel, ou autoriser ou désigner un tiers pour le faire ;
• modifier le Progiciel et/ou fusionner tout ou partie du Progiciel dans d'autres programmes informatiques ou fournir à quiconque les moyens de le faire ;
• créer ou tenter de créer des œuvres dérivées, traduire le Progiciel, le désassembler, le recompiler, le compiler, le décompiler, procéder au reverse engineering ou tenter d'y procéder, sauf dans les limites autorisées par la loi ;
• altérer, détruire, ou supprimer les mentions ou les notices attestant de la propriété du Progiciel et figurant sur le Progiciel et la Documentation ;
• utiliser le Progiciel d’une manière contraire aux conditions spécifiquement autorisées par le présent Contrat ;
• corriger les erreurs, Medialog se réservant la Maintenance du Progiciel, conformément aux dispositions de l’article L. 122-6-1 alinéa 2 du Code de la propriété intellectuelle.

En tout état de cause, le Progiciel doit être utilisé :

• conformément aux stipulations du Contrat,
• pour les seuls besoins du Client et des Utilisateurs à l’exclusion de tout tiers,
• sur une configuration conforme aux dispositions de la Documentation,
• dans la limite des droits définis dans le Devis.

Toute utilisation du Progiciel en dehors des hypothèses visées ci-dessus constitue une atteinte aux droits d'exploitation du Progiciel.

4.2           Identification de l’Utilisateur

L’accès à Surgica nécessite l’identification des Utilisateurs grâce à la création d’un Compte personnel. Le Client est seul responsable de la préservation et de la confidentialité de son identifiant et de son mot de passe, de l’identifiant et du mot de passe des Utilisateurs ainsi que de l’ensemble des données qu’il transmet. Toute utilisation de son identifiant et de son mot de passe fait présumer de manière irréfragable une utilisation du Progiciel et des Services par le Client lui-même. Le Client s’engage à notifier sans délai à Medialog par e-mail toute communication volontaire ou involontaire à des tiers ou vol de son identifiant et de son mot de passe. A réception, Medialog adressera un accusé de réception.

La charge de la preuve de la bonne réception par Medialog de cette notification repose sur le Client. Il s’engage par ailleurs à procéder sans délai à la modification de son mot de passe.

4.3           Particularités de l’Abonnement on-premise

Le droit d’utilisation est concédé exclusivement sous forme de code objet pour la durée prévue par le Contrat, éventuellement reconduite comme le prévoit les Conditions Générales.

Le Client est autorisé à effectuer une unique copie de sauvegarde du Progiciel à des fins de sécurité et à la conserver dans ses locaux. Toute copie de sauvegarde est de plein droit la propriété de Medialog et devra mentionner toutes les réserves de propriété indiquées dans le Progiciel. A titre exceptionnel et provisoire et aux risques et périls du Client, le Progiciel pourra être utilisé sur un autre poste ou site que ceux prévus dans le Devis, uniquement dans le cadre des procédures de secours.

Conformément aux termes de l’article L. 122-6-1 alinéa 2 du Code de la propriété intellectuelle, Medialog se réserve, à titre exclusif, le droit de corriger les erreurs du Progiciel.

Le Client est seul responsable de la sauvegarde de ses Données et est autorisé à héberger le Progiciel auprès du prestataire informatique de son choix à ses risques et périls. Medialog ne pourra être tenue responsable des éventuelles conséquences de l’hébergement auprès de ce tiers.

Pendant toute la durée du Contrat et à tout moment au cours de l’année qui suit l’expiration du Contrat, le Client devra fournir, sur demande de Medialog, une déclaration sur l’honneur attestant de l’utilisation conforme de Surgica aux Conditions Générales. Par ailleurs, Medialog pourra procéder à ses frais à un audit dans les locaux du Client et dans tous lieux d’utilisation de Surgica par les Utilisateurs une (1) fois au plus par période de douze (12) mois et après en avoir avisé le Client au moins un (1) mois à l’avance.

Dans l’hypothèse où les conclusions de l’audit révéleraient un usage non-conforme de Surgica, un complément de redevances sera facturé au Client par Medialog, le cas échéant de manière rétroactive, conformément à la grille tarifaire en vigueur à la date de facturation de ce complément et sans préjudice de l’application de l’article « Résiliation » du Contrat.

Les informations du Client recueillies au cours de l’audit seront considérées comme des Informations Confidentielles et ne pourront être utilisées que pour les besoins de l’audit et des régularisations éventuellement nécessaires à l’exclusion de toute autre utilisation par Medialog. La réalisation d’un tel audit n’emporte pas renonciation par Medialog à son droit de faire appliquer le Contrat ou de protéger ses droits de propriété intellectuelle en utilisant tout autre moyen autorisé par la Loi.

Article 5 : Descriptif des services

5.1           Dispositions préliminaires

Medialog propose plusieurs Services au Client en fonction de l’Abonnement sélectionné dans le Devis par ce dernier. Il est précisé que l’Abonnement on-premise n’inclut pas le Service d’hébergement dans les conditions définies ci-après. Toutefois, Medialog pourra, à la demande du Client, établir un Devis spécifique et le cas échéant, proposer une modification du Contrat. Toutes les prestations de Services se feront à titre exclusif à distance par voie électronique, et non sur site (sauf mention contraire sur le devis).

5.2           Assistance et maintenance

Pour permettre à Medialog d’exécuter les Services d’assistance et de maintenance, le Client s’engage à :

• donner accès à distance à son réseau à Medialog de sorte qu’il puisse prendre en main Surgica à distance ;
• désigner un interlocuteur qualifié en mesure de définir, centraliser les questions des Utilisateurs et soumettre à Medialog de façon précise les problèmes rencontrés ;
• maintenir en place des Utilisateurs suffisamment qualifiés et formés. Il est convenu entre les Parties que l’assistance doit être ponctuelle et ne doit pas conduire à une prestation de formation. Medialog se réserve le droit de facturer les prestations d’assistance assimilables à des prestations de formation ;
• collaborer efficacement et encourager les Utilisateurs à collaborer efficacement notamment en répondant aux questions de Medialog dans les meilleurs délais.

Medialog n’engagera pas sa responsabilité notamment dans les cas suivants :

• utilisation de Surgica de manière non conforme à sa destination ou à sa Documentation ;
• Administration des droits des Utilisateurs du Client
• modification non autorisée de Surgica par le Client ou par un tiers ;
• implantation de tous programmes informatiques ou système d’exploitation non compatibles avec Surgica ;
• défaillances de l’ordinateur, de ses périphériques ou du réseau du Client empêchant le fonctionnement normal de Surgica ;
• défaillance des réseaux de communication électronique ;
• acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;
• détérioration due à un cas de force majeure ;
• manquement du Client à ses obligations ;
• refus du Client de collaborer avec Medialog dans la résolution des Anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement.

Medialog n’est pas en mesure de garantir la continuité des services d’assistance et de maintenance, exécutés à distance via Internet, ce que le Client reconnaît.

5.2.1            Assistance

Medialog fournit au Client un service de support à l’utilisation à distance, sans intervention sur site, permettant d’apporter une réponse aux questions d’ordre pratique concernant l’utilisation de Surgica au moyen d’une hotline disponible par téléphone au numéro et aux horaires suivants :

Téléphone : 05 57 92 94 95

Horaires : Lundi - Jeudi de 08h30 - 12h30 et 14h00 - 18h00 et le Vendredi de 08h30 - 12h30 et 14h00 - 16h30 (GMT Paris), excepté les jours fériés.

N'entrent pas dans le cadre de la hotline, l’assistance à l’utilisation de tous logiciels non fournis par Medialog, les défaillances d’un élément constitutif de l’environnement matériel ou logiciel du Client (réseaux, système d’exploitation, lecteur FSE, imprimante, poste client …), toute demande qui paraitrait contraire aux dispositions légales en vigueur, une utilisation du service non conforme au Contrat, aux consignes d’utilisation, à sa destination ou à la Documentation et toute utilisation anormale, quelle qu’en soit la raison (accident, erreur de manipulation, négligence…). Il est donc bien entendu qu’aucun service de hotline n’est réalisé sur tous logiciels de sociétés tiers interconnectés à Surgica : Apicrypt, Vidal, Doctolib, PagesJaunes, etc. Dans le cas d’une passerelle avec un logiciel de sociétés tiers, seule la demi-passerelle de Surgica sera maintenue conformément au respect de la documentation rédigée par Medialog.

Pour les interventions de Medialog n'entrant pas dans le cadre de la hotline mais faisant partie des services fournis par Medialog, un devis de prestations de service au tarif en vigueur pourra être proposé au Client. Ces demandes pourront porter, selon l’Abonnement sélectionné par le Client, sur l’optimisation et la réparation des bases de données, les paramétrages de Surgica, les demandes de développements spécifiques, l’écritures de requêtes d’analyse, la fabrication de modèles de documents et formulaires, la réinstallation du serveur ou d’un poste Client, les formations à l’utilisation de Surgica, les modifications réglementaires non incluses dans la spécification du cahier des charges SESAM Vitale de la version en cours agréé par Surgica auprès du CNDA et toute prestation au titre de la migration/réversibilité à la fin de l’Abonnement quelle qu’en soit la cause. L’ensemble de ces prestations seront fournies par Medialog au tarif en vigueur.

5.2.2            Maintenance corrective et curative

Medialog fourni au Client une prestation de Maintenance du Progiciel pendant toute la durée du Contrat. Dans ce cadre, le Client s’engage à déclarer par e-mail au service Hotline de Medialog (assistance@surgica.fr) toute Anomalie constatée dans les plus brefs délais. Le Client devra décrire avec le plus de précision possible la ou les difficultés rencontrées et les circonstances dans lesquelles elle(s) est (sont) intervenue(s). Medialog s’engage à prendre en charge l’Anomalie dans un délai de vingt-quatre (24) heures ouvrées à compter de la déclaration de l’Anomalie par le Client. Le Client ne peut revendiquer aucune indemnisation au titre de l’éventuelle interruption des services liée à cette maintenance.

5.2.3            Maintenance évolutive

Le Client bénéficie des mises à jour et évolutions fonctionnelles de Surgica. La mise à disposition d’une nouvelle version interviendra annuellement. Le Client s’engage à faire installer la nouvelle version par Medialog. La programmation des mises à jour est décidée unilatéralement par Medialog au regard des évolutions et contraintes, légales ou technologiques. Lors d’une mise à jour, Medialog mettra également à disposition une Documentation accessible en ligne. Le Client ne peut revendiquer aucune indemnisation au titre de l’éventuelle interruption des services liée à cette maintenance.

5.2.4            Maintenance technique et préventive

Dans le cadre de l’Abonnement Saas et des services hébergés, afin d’assurer la meilleure qualité de service, Medialog doit parfois réaliser des opérations de maintenance préventive sur ses infrastructures matérielles et logicielles. Medialog avertit le Client des opérations ainsi programmées et de leur impact possible sur le service. Le délai de notification d’une maintenance préventive est d’au moins 1 (une) semaine calendaire, via la messagerie dans Surgica aux utilisateurs du Client. Le Client ne peut revendiquer aucune indemnisation au titre de l’éventuelle interruption des services liée à cette maintenance. La durée de cette maintenance préventive prévue à l’avance ne peut excéder 24 (vingt et quatre) heures.

5.3           SMS et courriels adressés aux Patients

En s’abonnant à l’option d’envoi par SMS de Surgica, le Client autorise Medialog à envoyer (pour son compte ou pour le compte de son équipe de soins) à ses Patients des SMS et courriels (i) de confirmation, d’annulation ou de rappel de rendez-vous ; (ii) d’information sur l’envoi de document ; (iii) d’information de rappels de renouvellement et (iv) tout type d’informations relative aux rendez-vous qu’il a pris notamment sur la plateforme Surgica ou par un autre moyen, indépendant de Surgica.

Medialog décline toute responsabilité en cas de non réception d’un SMS ou d’un courriel pour des raisons techniques indépendantes de sa volonté ou en cas d’erreur de saisie des coordonnées d’un Patient par le Client.

Le Patient peut s’opposer à l’envoi de SMS/courriels auprès du Client. Le Client est seul responsable de désactiver l’envoi de SMS/courriel si le Patient s’y oppose.

5.4           Reprise de données

La Reprise de Données antérieures du Client fait partie de prestations optionnelles. Le détail des données reprises est décrit dans l’annexe du devis correspondant. Dans ce cadre, Medialog effectue pour le compte du Client des prestations selon un processus défini par Medialog que le Client s’engage à respecter. Aucune garantie de quelque nature que ce soit ne saurait être liée à la reprise de données existantes par Medialog pour le compte du Client. La reprise de données existantes reste pour Medialog vis-à-vis du Client une obligation de moyens et non de résultats. Tout au long du processus, le Client s’engage à fournir à Medialog l’accès à ses données. Seules les données qui sont dans un format lisible sans qu’il soit nécessaire de modifier les données par un traitement (structuré, couramment utilisé et lisible par une machine) et compatible avec les types de données gérés par Surgica, seront susceptibles d’être reprises. Medialog décide des écrans et des champs de données dans lesquels les données reprises seront affichées dans Surgica. Pendant les travaux techniques, la base de données Surgica en production du Client pourra passer dans un état de « lecture seule » le temps que les opérations techniques soient réalisées.

Plus en détail, il sera demandé au client de mettre à disposition de Medialog un export de données au format CSV ou XML pour réaliser l’import dans Surgica. Le client doit fournir à Medialog au plus tard 1 (un) mois avant la reprise de données effective, une documentation décrivant le format exact des champs/données exportés ainsi qu’un fichier exemple exhaustif de l’export de données. Sans réception de ces éléments dans les temps ou si le format de l’export final diffère du fichier exemple, Medialog ne pourra s’engager à réaliser les travaux de reprises de données dans les délais prévus initialement. Si l’export de données est impossible, Medialog pourra dans certains cas (spécifié dans le devis) proposer l’import des données directement depuis la base de données originelle du précédent logiciel. Pour cela, le client s’engage à mettre à disposition de Medialog :

- une copie des données sur sa propre machine serveur le temps nécessaire pour effectuer l’étude de faisabilité et l’import de données. Si besoin Medialog indiquera les ressources matérielles nécessaires à ajouter pour que ces travaux soient réalisables.

- le mot de passe administrateur des données le cas échéant.

Ces travaux seront réalisés via télé-intervention. La durée de l’import dépend du volume de données à exporter et des ressources de la machine mise à disposition. L’import de données sera réalisé une seule fois à un moment défini d’un commun accord entre Medialog et le Client. La liste des éléments repris est conditionnée par l'exploitation possible de ces derniers dans la base de données ou l'export de données du précédent logiciel. En effet, toute donnée inexploitable techniquement ne pourra être reprise dans Surgica (exemples non exhaustifs : donnée cryptée, donnée compressée de façon non-usuelle, donnée inaccessible, donnée au format propriétaire).Seules les données produites par les praticiens concernés par la reprise (cf. médecins abonnés à Surgica) pourront être récupérées (sauf mention contraire sur le devis).

A la fin des travaux, Medialog transmettra un bordereau de livraison par email au Client. Le Client s’oblige à signer et renvoyer ce bordereau par email dans les 7 (sept) jours calendaires et à y signaler ses éventuelles réserves. Seules les réserves transmises via ce bordereau de livraison seront prises en compte. Dans ce cas, Medialog disposera de 7 (sept) jours pour faire un retour sur le traitement ou non de ces réserves, compte-tenu de de leur faisabilité technique et de leur prise en charge sans équivoque dans le devis initial. Dans ce contexte, Medialog n’a pas une obligation de résultat. Ainsi une livraison pourra être réputée conforme dans la mesure où Medialog ne garantit pas l’état de l’intégralité des données sources et à ce titre ne garantit pas de récupérer l’intégralité de ces données dans la base de données Surgica du Client.

Sans réserve transmises à Medialog dans le délai de 7 (sept) jours à compter de la date de réception du bordereau de livraison, la livraison sera réputée conforme. Toutes demandes ultérieures seront soumises à études (suppression des doublons, fusion de champs, fractionnement de champs, etc.) et à devis complémentaire sous réserve de faisabilité technique. Dans tous les cas, la bonne fin des services optionnels de « Reprise de données » ne remettra pas en question l’engagement du Client sur son Abonnement Surgica sur lequel il restera engagé pendant toute la durée contractuelle, ce que le Client reconnait savoir et qu’il accepte expressément.

Dans le cadre d’une Reprise de données, Medialog n’a aucune responsabilité sur le volume des données à reprendre. La taille finale que ces données occuperont sur la Plateforme d’exploitation ne sera connu qu’à postériori, c’est-à-dire à la fin des travaux de reprise de données. Le client s’engage dès la signature du contrat en toute connaissance de cause, à accepter la facturation d’un forfait d’extension de données au prix en vigueur s’il dépasse le volume de l’Abonnement de base (article « Hébergement » ci-après). Cette facturation ne remettra en aucun cas en question la validité du présent contrat.

5.5           Hébergement

Dans le cadre de l’Abonnement Saas, ou sur devis spécifique dans le cadre de l’Abonnement on-premise pour la sauvegarde en ligne, Medialog fournit un service d’hébergement des Données traitées par Surgica dans une infrastructure dédiée garantissant la sécurité de ces Données, dans le respect des lois et règlements en vigueur.

Medialog s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer le maintien et le respect des procédures et des mesures de sécurité conformes à l’état de l’art pour protéger les Données contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation, accès non autorisé et contre toute autre forme illicite de traitement.

A ce titre et de convention expresse, il est convenu entre les Parties que Medialog a sous-traité l’exécution de ses obligations d’hébergement à la société Microsoft Azure (« Microsoft ») et s’engage à renouveler le contrat à son expiration ou à conclure un nouvel accord de même objet avec un autre hébergeur certifié de son choix.

Il est convenu entre les Parties qu’au titre du présent Contrat, Medialog ne saurait en aucun cas s’engager au-delà des engagements souscrits par Microsoft à son égard.

Microsoft intervient, en tant qu’hébergeur certifié de données de santé au sens des dispositions de l’article L. 1111-8 Code de la santé publique, pour héberger les Données traitées grâce à l’utilisation de Surgica.

A cet égard, Microsoft met en œuvre :

• des solutions techniques, une organisation et des procédures de contrôle assurant la sécurité, la protection, la conservation, l’intégrité et la restitution des Données hébergées,
• une politique de confidentialité et de sécurité.

Medialog se réserve la possibilité de modifier le Contrat conclu avec le Client dans les conditions décrites en Préambule des présentes Conditions Générales, notamment en raison d’une modification du contrat conclu avec Microsoft.

Toute demande d’assistance concernant l’hébergement des Données sera traitée dans les conditions décrites à l’article « Assistance » ci-avant.

Dans le cadre de l’Abonnement, le service d’hébergement comprend jusqu’à 8 Go de données par médecin. En cas de dépassement de ce volume, un forfait d’hébergement de données fera l’objet d’une facturation complémentaire automatique pour chaque médecin à partir du mois du dépassement (tarification disponible sur demande auprès de Medialog). Cette facturation ne remettra en aucun cas en question la validité du présent contrat.

Medialog se réserve le droit de faire évoluer le Service d’hébergement. Toutes modification sera opposable au Client dès communication sans préavis. Par ailleurs, Medialog se réserve le droit d’arrêter définitivement le Service d’hébergement. L’arrêt définitif de ce Service fera l’objet d’un préavis minimum de six (6) mois porté à la connaissance du Client par lettre recommandée avec avis de réception.

5.6           Sauvegarde et archivage

Les Données de santé hébergées sur la Plateforme d’exploitation sont sauvegardées quotidiennement par Medialog, avec une durée de conservation unitaire de 7 jours pendant toute la durée du Contrat. Ces sauvegardes ont exclusivement pour but de restaurer des données en cas de problème technique. Ces sauvegardes ne sauraient être considérées comme destinées à des fins d’archivage à valeur probatoire, qu’il incombe au Client d’organiser. Medialog met en œuvre tous les moyens à sa disposition pour garantir la confidentialité, la sécurité, et l’intégrité de ces sauvegardes.

Medialog informe le Client que la gestion des archives médicales est sous l’entière responsabilité du Client. Par archive médicale, il est entendu tout ou partie des données de santé à caractère personnel propres au Client et/ou à tout ou partie de ses Utilisateurs et qui sont de fait exclues du périmètre de responsabilité de Medialog.

5.7           Niveaux de services

Des niveaux de service ont été définis par Medialog pour chacun des Services selon l’Abonnement choisi par le Client.

Les niveaux de service pour les Services d’assistance et de maintenance sont définis à l’article « Assistance et maintenance » des Conditions Générales.

Les niveaux des Services d’hébergement (Abonnement Saas) couvrent la disponibilité ainsi que la performance de Surgica et sont détaillés ci-dessous :

Le Client est informé qu’en Abonnement Saas, les données sont sauvegardées quotidiennement.

Medialog met en place un cryptage pour sécuriser la transmission des données sur Internet (Cryptage SSL 128 bits), cependant le Client déclare être informé du défaut de fiabilité et de sécurité du réseau Internet.

Medialog s’efforcera dans la mesure du possible de maximiser la disponibilité du Service et d’en réduire les indisponibilités. A ce titre, Medialog s’efforcera, dans la mesure du possible, de ne pas rendre le Service indisponible via Internet pendant un temps excessif.

Toutefois la mesure des niveaux de service sera suspendue dans les cas non contrôlés par Medialog et les indisponibilités ne pourront lui être opposées, notamment dans les cas suivants :

• une panne opérateur télécom ou une interruption de l’Internet,
• la nécessité de l’intervention d’un tiers responsable de la restauration du Service,
• toute indisponibilité imputable au Client, à l’un de ses logiciels ou autre technologie (pare-feu..),
• toute indisponibilité due à des circonstances indépendantes de la volonté de Medialog ou de ses sous-traitants, notamment les cas de force majeure, pannes techniques causées par des actions de malveillance informatique.

Par ailleurs, pour assurer la maintenance de l’infrastructure, Medialog se réserve le droit de restreindre en totalité ou partie l’accès aux Services.

Ces engagements sont définis en considération des partenariats de Medialog avec ses fournisseurs et ses sous-traitants et pourront être modifiés, dans les conditions définies au préambule des Conditions Générales notamment dans le cas d’une modification des contrats passés avec ces partenaires.

Article 6 : Obligations du Client

Le Client est seul responsable du choix de Surgica et de l’Abonnement pour répondre à ses besoins, il est également seul responsable de son utilisation, des décisions prises et des résultats obtenus à l’aide de Surgica.

Les Services fournis au titre du Contrat étant utilisés sous les seuls contrôle, direction et responsabilité du Client, Medialog ne sera notamment en aucun cas responsable des conséquences de l’utilisation de Surgica par un utilisateur non habilité, d’une mauvaise utilisation du Progiciel ou des Données traitées par celui-ci. Le Client s'engage à tout mettre en œuvre pour éviter qu’une personne, autre qu’un Utilisateur formé, n’ait accès à Surgica.

Le Client s’engage à prendre toutes les mesures pour adapter son matériel et les compétences de son personnel pour permettre à Medialog de réaliser ses prestations d’assistance et maintenance.

Il s'assure que son infrastructure informatique tient compte des préconisations techniques fournies par Medialog au sein de la Documentation.

Dans le cas d’un Abonnement on-premise, il appartient au Client d’effectuer toutes les sauvegardes nécessaires de ses Données afin de se prémunir contre les risques de destruction ou de détérioration de fichiers ou de programmes. Dans le cas où un technicien de Medialog serait amené à effectuer une sauvegarde dans le cadre de son intervention, le Client reste responsable de la qualité de la sauvegarde et doit s’assurer que les programmes et/ou fichiers ont été correctement sauvegardés.

Dans le cadre d’une utilisation du Progiciel par l’intermédiaire de l’Internet, Medialog rappelle au Client que la fourniture d'une liaison entre la Plateforme d’exploitation et le système d'information du Client ne figure pas dans le Service et qu'il appartient au Client de disposer d'une connexion à un réseau de communication qui lui permette effectivement de recevoir des données de la Plateforme et de lui en transmettre et que les frais relatifs à sa connexion internet et son système informatique sont des frais que le Client doit lui-même prendre en charge. Il est aussi de la responsabilité du Client de s’assurer que les performances et la qualité de service du débit Internet (montant et descendant) correspond à ses attentes et à ses besoins (notamment en termes de nombre d’Utilisateurs accédant à la plateforme). Enfin, les frais de communication téléphonique dans le cadre de l’assistance ne sont pas compris dans le prix de l’Abonnement.

La saisie de tous les paramétrages dans Surgica est à la charge du Client, hormis la création des comptes Utilisateurs qui est à la charge de Medialog. Medialog propose des prestations optionnelles « d’Aide aux paramétrages » et de « Reprise de Données » antérieures, faisant l’objet de facturations complémentaires. Dans ces cas, Medialog effectue pour le compte du Client des prestations selon un processus défini par Medialog que le Client s’engage à respecter. Dans tous les cas, la réalisation de ces prestations optionnelles ne pourra débuter qu’après l’activation de l’Abonnement par le paiement de la redevance. En cas de non-paiement de la redevance d’Abonnement, ces prestations ne pourront débuter ou seront suspendues jusqu’au paiement de ladite redevance.

Article 7 : Propriété intellectuelle

Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble des Données qu’il utilise via Surgica. Medialog est et demeure seul titulaire des droits de propriété relatifs à tout élément de Surgica. Medialog concède au Client un droit d’utilisation de Surgica, pour le nombre d’Utilisateurs indiqué dans le Devis, éventuellement modifié ultérieurement, pour le Territoire et pour la seule durée du Contrat. Ce droit d’utilisation est personnel, non transférable, non cessible et non exclusif. Le Client s’engage à ne pas porter atteinte directement ou indirectement par l’intermédiaire de tiers, aux droits de propriété intellectuelle de Medialog sur Surgica. A ce titre, il maintiendra en bon état toutes les mentions de propriété et/ou de copyright qui seraient portées sur les éléments constitutifs de Surgica dont sa Documentation. De même, il fera figurer ces mentions sur toute reproduction totale ou partielle qui serait autorisée par Medialog et notamment sur la copie de sauvegarde. Le Client ne pourra céder tout ou partie des droits et obligations résultant des présentes, que ce soit dans le cadre d’une cession temporaire, d’une sous-licence et de tout autre contrat prévoyant le transfert desdits droits et obligations.

ARTICLE 8 : Garantie d’éviction

Medialog déclare et garantit qu’il est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle de Surgica lui permettant d’accorder au Client le droit d’utilisation prévu aux présentes.

Medialog déclare et garantit que Surgica n’est pas susceptible de porter atteinte aux droits des tiers.

ARTICLE 9 : Conditions tarifaires

9.1           Prix et conditions de paiement

En contrepartie de son Abonnement, le Client devra s’acquitter notamment de la redevance annuelle définie dans le Devis, correspondant au montant du droit d’utilisation de Surgica et au prix des Services auxquels il aura souscrit.

La 1ère facture est émise par Medialog le mois de la date d’acceptation du Contrat à signature du Devis. Cette facture intègre, l’ensemble des Services (récurrents, liées à la mise en œuvre initiale de la Plateforme d’exploitation du Client, à la formation ou à la reprise de données) et à l’intégralité des Utilisateurs déclarés par le Client lors de la signature du Contrat, que leur démarrage soit effectif ou non à la date de facturation et que les Services aient été réalisées ou non pour tout ou partie.

La redevance est facturée par Medialog à la date de signature du Devis jusqu’à la fin de l’année civile puis chaque année, début janvier, pour la nouvelle année civile. Les factures sont accompagnées d’un échéancier de prélèvements mensuels et sont payables terme à échoir à réception, relativement à l’intégralité des Utilisateurs déclarés par le Client, que leur démarrage soit effectif ou non à la date de facturation. L’utilisation de Surgica et le bénéfice des Services sont soumis au paiement de la redevance annuelle par le Client aux échéances contractuelles. Le Client reconnait et accepte expressément que Medialog se réserve le droit de lui adresser sa facture ou son avoir au seul format électronique (PDF) par email. Aucune ventilation de tout ou partie des sommes à prélever par Medialog à son Client ne peut être réalisée à quelque titre que ce soit entre plusieurs personnes physiques ou morales, cette répartition éventuellement étant à la charge exclusive du Client dans sa comptabilité interne.

Les prix sont ceux en vigueur au jour de la signature du Devis. Ces prix, payables en euros, s’entendent hors taxes et hors frais éventuels notamment de produits de sociétés tiers interconnectés à Surgica : Apicrypt, Vidal, Doctolib, PagesJaunes, etc. Aucun escompte ne sera pratiqué. La facturation de l’Abonnement commence dès signature du Devis et Livraison de Surgica par Medialog au Client, tout mois entamé étant facturé comme un mois complet. Toute modification du Devis fera l’objet d’une facturation complémentaire, selon les tarifs de Medialog en vigueur au jour de cette modification. Sauf mention contraire du Devis, les factures sont payables par prélèvement bancaire.

Tout retard de paiement entraînera le règlement par le Client d’une pénalité égale à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la facture sans mise en demeure, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 100 (cent) Euros TTC pour frais de recouvrement conformément à l’article D.441-5 du Code de commerce. Par ailleurs, lorsque les frais de recouvrement exposés seront supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, notamment en cas de recours à un cabinet de recouvrement externe, Medialog pourra obtenir une indemnisation complémentaire du Client sur justification.

De plus, en cas de retard de paiement, Medialog pourra, outre la suspension immédiate de l’Abonnement sans préavis, résilier le Contrat dans les conditions définies à l’article « Résiliation ». Medialog ne saurait être tenu pour responsable des pertes et dommages causés par cette suspension des services. En cas de reprise des services, des frais de reconnexion sont facturés au Client pour un montant forfaitaire de 100 (cent) Euros TTC.

Le Service de Hotline, faisant partie intégrante de l’Abonnement et étant indissociable de celui-ci, permet de solutionner les dysfonctionnements et de réduire les indisponibilités. En conséquence, aucun remboursement de l’Abonnement ne pourra intervenir pour quelque dysfonctionnement de Surgica que ce soit ou parce que le Client n’utilise pas ou n’a pas activé une option auquel il a souscrit.

Les prix affichés par Medialog incluent la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), au taux en vigueur au jour de l’acceptation du Contrat. Toute évolution du taux de TVA sera reportée sur les factures du Client, sans que ce dernier ne puisse invoquer un quelconque recours en annulation du Contrat.

En cas de contrat conclu hors établissement conformément à l’article 221-3 du Code de la consommation, aucun paiement ou contrepartie ne sera demandée au Client avant l’expiration d’un délai de réflexion de sept (7) jours à compter de la date du Contrat.

9.2           Révision du prix

Le montant des redevances sera révisé en fonction de l'indice Syntec publié par l'Institut National de la Statistique et des Etudes Economique. Au cas de disparition de l'indice, le calcul sera effectué grâce à l'indice de remplacement en utilisant le coefficient de corrélation nécessaire. A défaut d'indice de remplacement, les parties utiliseront l'indice le plus proche.

La révision interviendra au 1er janvier de chaque année sous réserve que le Client soit contractuellement engagé depuis au moins 1 an révolu, sur la base du dernier indice publié par application de la formule suivante :

P1 = P0 x (S1 / S0)

Dans laquelle :

P1 : prix révisé
P0 : prix contractuel d'origine ou dernier prix révisé
S0 : indice SYNTEC de référence retenue à la date contractuelle d'origine ou lors de la dernière révision
S1 : dernier indice publié à la date de révision

Medialog modifiera sa grille tarifaire en fonction de la hausse de l'indice de référence.

Article 10 : Responsabilite

10.1         Adéquation aux besoins

Le Client déclare avoir apprécié l’adéquation de Surgica et des Services à ses besoins avec l’aide d’une personne qualifiée pour le conseiller si nécessaire. Le Client garantit que chaque Utilisateur dispose des compétences et connaissances nécessaires, et de manière générale, de l’expertise métier liée aux domaines médical et de la gestion de cabinet qui concerne directement cet Utilisateur. Le Client s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires à l’utilisation de Surgica et des Services.

10.2         Responsabilité

Medialog exécute les obligations contractuelles mises à sa charge avec tout le soin possible en usage dans sa profession et dans le cadre d’une obligation générale de moyens.

En aucun cas, Medialog ne pourra être déclarée responsable :

• de la destruction ou de la détérioration de fichiers ou de programmes appartenant au Client,
• des préjudices indirects reconnus par la jurisprudence des tribunaux français et notamment de l’atteinte à l'image de marque du Client ou de la détérioration de son matériel.

En tout état de cause, si la responsabilité de Medialog pour faute prouvée venait à être reconnue au titre des présentes, l’indemnisation qui pourrait lui être réclamée serait expressément limitée au montant du prix hors taxes payé par le Client depuis l’entrée en vigueur du Contrat et jusqu’à la survenance de la faute reprochée, plafonné à trois (3) ans. Medialog ne saurait en aucun cas voir sa responsabilité engagée en cas d’erreur d’interprétation, de mauvaise interprétation ou mauvaise exploitation des Données traitées par Surgica. Medialog n’assume aucune obligation ou responsabilité au titre du traitement médical des patients et des conséquences en résultant.

Par dérogation expresse à l’article 1222 du Code Civil, les Parties conviennent expressément d’écarter l’exécution forcée de tout ou partie du Contrat par un tiers ou le Client lui-même aux frais de Medialog.

Article 11 : Confidentialité

Les Parties s’engagent (i) à n’utiliser les Informations Confidentielles que dans le but d’accomplir leurs obligations au titre du Contrat, (ii) à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des Informations Confidentielles, et (iii) sauf autorisation expresse prévue au Contrat, à ne pas communiquer d’Informations Confidentielles à des tiers sans l’accord préalable et écrit de la Partie ayant communiqué et/ou étant la détentrice initiale de ces Informations Confidentielles.

Les Parties s’engagent à faire respecter le même engagement par le personnel et leurs éventuels sous-traitants affectés à l’exécution du Contrat.

Les obligations de confidentialité prévues au présent article ne s’appliqueront pas à l’une ou l’autre des Parties si (i) les Informations Confidentielles sont tombées dans le domaine public sans faute de sa part, (ii) elle connaissait les Informations Confidentielles avant qu’elles ne lui soient communiquées par l’autre Partie, ou (iii) elle les a reçues d’un tiers n’étant pas soumis à une obligation de non-divulgation.

Les obligations de confidentialité prévues au présent article resteront en vigueur pendant dix (10) ans après l’expiration ou la résiliation du Contrat.

Article 12 : Données personnelles

Dans le cadre des Conditions Générales :

• les « Lois applicables en matière de protection des données » désigne la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »),
• les termes « Données Personnelles » ou « Données », « Personne concernée », « Sous-traitant », « Responsable de traitement » et « Traitement » ont le sens défini par les Lois applicables en matière de protection des données.

Les Parties acceptent et reconnaissent qu'à l’égard des Données Personnelles traitées dans le cadre du Contrat le Client a la qualité de Responsable de traitement et Medialog la qualité de Sous-traitant car il ne traite les Données Personnelles que pour les finalités déterminées par le Client et sur les instructions de celui-ci.

Il est toutefois précisé que les Parties demeurent chacune Responsable non conjoint du Traitement de leur propres Données Personnelles, notamment s’agissant des Données Personnelles de leur personnel respectif communiquées afin de permettre l’exécution du Contrat ou la gestion de la facturation.

12.1         Objet et finalités du Traitement sous-traité

Le Traitement sous-traité par le Client au Prestataire a pour objet l’exécution des opérations de gestion quotidienne du cabinet médical du Client et l’exercice de son activité médicale au moyen de Surgica et répond par conséquent aux finalités suivantes :

• la gestion de l’ensemble de la relation avec le patient dont, notamment, la gestion de son dossier médical, le suivi de son parcours de soins au sein de la structure du Client, la gestion de ses rendez-vous, l’édition des ordonnances, la réception des résultats d’analyse de laboratoires, la gestion de l’imagerie médicale, l’archivage des documents générés par le biais de Surgica, l’envoi de courriers aux confrères éventuellement via une messagerie sécurisée pour professionnels de santé, l’établissement et la télétransmission des feuilles de soins ;
• la gestion financière et comptable du Client grâce aux outils de facturation et de suivi comptable disponibles à partir de Surgica ;
• la maintenance, l’assistance, notamment à distance, et, suivant l’Abonnement, l’hébergement des Données du Client ;
• la réponse aux obligations légales, administratives et éventuellement judiciaire ;
• l’assistance au requêtage ou au paramétrage du Progiciel.

Les Personnes concernées par le Traitement sont les patients du Client ainsi que l’ensemble des personnes physiques membres de l’équipe de soins au sens de l’article L1110-12 du Code de la santé publique.

Les Données Personnelles collectées et traitées sont celles qui sont nécessaires à la réalisation de l’objet du Traitement à savoir les coordonnées personnelles et professionnelles des personnes concernées (adresse, téléphone, e-mail, etc.), les données d’identification (nom et prénoms, n° de sécurité sociale, n° ORIAS, n° d’enregistrement auprès du Répertoire partagé des professionnels de santé, etc.), les informations d’ordre familial (situation familiale, parents, enfants, etc.), les données de santé au sens du Considérant 35 du RGPD incluant notamment les antécédents médicaux, les comptes rendus opératoires, les résultats d’analyses médicales, etc..

Medialog s’engage à ne traiter les Données, réunies sous quelle que forme que ce soit (fichier informatisé, base de données, etc.) que pour les finalités visées ci-dessus et plus généralement pour lui permettre de se conformer à la législation en vigueur applicable au Sous-traitant.

12.2         Destinataire des Données

Les Données personnelles traitées dans le cadre du Contrat sont communiquées à Medialog exclusivement et aux sous-traitants de Medialog lorsqu’il est autorisé préalablement par le Client à faire appel à un ou plusieurs sous-traitants. A cet égard, il a été expressément indiqué au Client, avant la conclusion du Contrat, que l’hébergement des Données Personnelles est sous-traité à la société Microsoft, lequel est certifié HDS au sens de l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique.

En application du contrat de sous-traitance de cette prestation d’hébergement, Microsoft supporte les risques que présente le Traitement résultant notamment de la destruction, de la perte, de l'altération, de la divulgation non autorisée de Données Personnelles transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou de l'accès non autorisé à de telles Données, de manière accidentelle ou illicite, et de catégories particulières de Données, en particulier les données concernant la santé.

Microsoft a reçu les certifications « Hébergeur d’infrastructure physique » et « Hébergeur Infogéreur » pour les activités d’hébergement de données de santé le 31 Octobre 2018 pour ses datacenters France et le 8 Février 2019 pour ses datacenters d’hébergement Europe. Les engagements de Microsoft pris à l’égard de Medialog en termes de protection des Données Personnelles sont consultables sur le site de Microsoft à https://www.microsoft.com/fr-fr/trust-center. En cas de perte ou de suspension de la certification HDS et sous réserve qu’il en est été averti, Medialog en informera le Client et prendra les mesures appropriées dont, notamment, extraire ou faire extraire les Données du Client afin de les transférées vers un nouveau sous-traitant.

Les Données seront hébergées sur le territoire de l’Union Européenne.

12.3         Obligations du Sous-traitant

Conformément aux Lois applicables en matière de protection des données, Medialog s’engage à :

• traiter les Données uniquement dans le cadre de la fourniture de l’Abonnement souscrit par le Client dans le cadre du Contrat et uniquement pour les seules finalités listées ci-dessus ;
• traiter les Données conformément aux instructions documentées du Client ;
• garantir la confidentialité des Données Personnelles traitées dans le cadre du Contrat ;
• veiller au respect par les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles du même engagement de confidentialité ;
• aider le Client à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD.

En qualité de Sous-traitant, Medialog met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Personnelles contre les pertes, l’accès illégal et les risques d’altération. Medialog prévoit notamment un accès aux Données restreint à un nombre limité de son personnel, spécialement formé à la protection des données personnelles et lié par un engagement de confidentialité renforcé à Medialog.

Medialog s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la confidentialité et la sécurité des Données.

Sauf autorisation expresse du Responsable de traitement, Medialog s’interdit formellement de divulguer, céder, transférer ou communiquer à des tiers tout ou partie des Données personnelles et ce, à l’exception de ses prestataires ou Sous-traitants pour les besoins de l’exécution du Contrat dont, notamment, Microsoft.

Medialog notifiera au Client toute violation de Données Personnelles dans un délai maximum de 48h après en avoir pris connaissance et par tout moyen approprié (la « Violation »). Medialog fournira ensuite ses meilleurs efforts pour documenter cette notification afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette Violation à l’autorité de contrôle compétente. Medialog pourra notamment informer le Client, au fur et à mesure de l’obtention de ces informations et dans un délai raisonnable, de la nature et l’origine de la Violation, des catégories de Données confiées affectées ou concernées, les nom et coordonnées du Délégué à la Protection des Données ou de toute autre personne auprès de laquelle le Client peut obtenir de plus amples informations.

Enfin, les Parties s’engagent à coopérer en cas de réclamation d’une personne dont les Données personnelles sont traitées dans le cadre du Contrat et/ou en cas de contrôle d’une autorité de protection des données personnelles.

12.4         Les obligations du Responsable de traitement

Le Client devra fournir à Medialog toutes les informations qu’il détient nécessaires à l’exécution des Conditions Générales et documenter par écrit toute instruction concernant le Traitement de Données qu’il confie à Medialog.

Le Client s’engage à assurer l’information pleine et entière des Personnes concernées sur le Traitement de Données Personnelles qu’il met en œuvre et à recueillir leur consentement lorsqu’il est requis, dans les conditions prévues les Lois applicables en matière de protection des données.

En conséquence, sauf instruction documentée expresse contraire, et exception faite des cas imposés par les Lois et réglementations applicables, le Client reste seul responsable et chargé de la direction de la communication avec les Personnes concernées et les autorités de contrôle concernant les Traitements confiés.

12.5         Durée de conservation des Données

Seules les Données strictement nécessaires aux finalités détaillées ci-dessus sont conservées par Medialog pendant la durée strictement nécessaire à l’exécution du Contrat ou pendant une durée plus courte fixée conformément aux dispositions de l’article R. 1112-7 du Code de la santé publique.

12.6         Sort des Données a l’expiration du Contrat

A l’expiration du Contrat, les Données Personnelles seront restituées au Client dans les conditions de l’article « Réversibilité ». Seules les Données Personnelles qui seraient nécessaires à Medialog pour gérer un éventuel contentieux pourront toutefois être conservées pendant la durée de la prescription applicable augmentée de la durée de la procédure éventuelle.

Article 13 : Audit

Le Client pourra effectuer un audit de Medialog pour s’assurer de la bonne exécution du Contrat et de son respect des Lois applicables en matière de protection des données.

Le Client devra avertir Medialog de l’intervention de l’audit, par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un délai de préavis de trente (30) jours ouvrés. Dans le cadre de cet audit, Medialog s’engage seulement à communiquer toutes les informations et documents raisonnables demandés par le Client. Les Parties rappellent que cet audit ne saurait permettre au Client d’accéder à des informations qu’il n’est pas légitime à connaitre conformément aux Lois applicables en matière de protection des données. 

Article 14 : Force majeure

La responsabilité de l’une ou l’autre des Parties ne pourra être mise en cause en cas de survenance d’un cas de force majeure l’ayant empêché d’exécuter ses obligations résultant du Contrat. Les Parties conviennent que constitue un cas de force majeure (ci-après et ci-avant « Force Majeure »), tout évènement échappant à leur contrôle qui ne pouvait raisonnablement être prévu lors de la conclusion du Contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées et ce, conformément à l’article 1218 du Code civil.

En cas de survenance d’un cas de force majeure, il appartient à la Partie concernée, sous peine de ne pouvoir s’en prévaloir, dans les meilleurs délais à compter de la survenance de l’événement :

• de notifier à l’autre Partie par lettre recommandée avec avis de réception la survenance de l’événement en justifiant son caractère de force majeure ;
• d’en indiquer la durée prévisible ;
• d’informer l’autre Partie des dispositions prises ou qu’elle compte prendre pour en atténuer les effets.

L’exécution des obligations concernées par le cas de force majeure est alors suspendue pendant toute la durée dudit cas de force majeure et reprend ensuite son cours, sans préjudice de toute résiliation prévue à l’article « Résiliation » des présentes Conditions Générales.

La partie concernée fera tout son possible pour pallier les difficultés rencontrées et mettre en œuvre les moyens nécessaires permettant de reprendre dans les meilleures conditions la poursuite du Contrat.

Article 15 : Résiliation

Les Parties pourront résilier le Contrat de plein droit et sans formalité judiciaire, dans les trente (30) jours calendaires suivants la première présentation d'une mise en demeure notifiée par lettre recommandée avec avis de réception restée sans effet, en cas de manquement de l’une des Parties à l’une ou plusieurs des obligations suivantes : (i) tout manquement aux obligations détaillées aux articles « Conditions d’utilisation de Surgica », « Obligations du Client », et « Propriété intellectuelle », (ii) tout manquement aux règles de confidentialité et de sécurité telles que stipulées aux Conditions Générales, notamment à l’article « Confidentialité », (iii) en cas de Traitement ou d’utilisation illicite de Données ou en cas de violation d’une obligation aux termes de l’article « Données personnelles », (iv) tout manquement aux obligations détaillées aux articles « Responsabilité » et « Assurance » et en particulier l’obligation de souscrire et de maintenir en vigueur un contrat d’assurance

Medialog pourra également résilier le Contrat de plein droit et sans formalité judiciaire, après trente (30) jours calendaires suivants la première présentation d'une mise en demeure notifiée par lettre recommandée avec avis de réception restée sans effet, en cas de retard de paiement du Client d’une durée supérieure à quinze (15) jours à compter de la date d’exigibilité de la ou des factures concernées et plus généralement en cas de manquement du Client à ses obligations stipulées à l’article « Conditions tarifaires ».

Medialog pourra aussi résilier le Contrat de plein droit et sans formalité judiciaire en cas de comportements discourtois de la part du Client ou de l’un des Utilisateurs du Client, sans préjudice des dommages et intérêts éventuellement dus par le Client. En effet, dans le cadre des échanges avec Medialog, le Client et ses Utilisateurs s’engagent à adopter un comportement courtois. Ils s’obligent, à ce titre, à ne pas tenir ou écrire des propos diffamatoires, indécents, dangereux, apparentés à du harcèlement, intimidants, menaçants, haineux notamment à raison du sexe, de l'orientation ou de l'identité sexuelle, ou du handicap, violents notamment incitant à la violence faite aux femmes, portant atteinte à la dignité humaine, répréhensibles, discriminatoires, inappropriés, injurieux, obscènes, pornographiques ou pédopornographiques, sexuellement explicites ou choquants dans un contexte sexuel, racial, culturel ou ethnique, révisionnistes, faisant l’apologie des crimes de guerre, appelant au meurtre ou incitant au suicide.

Dans le cas d’une résiliation pour faute du Client, il sera immédiatement redevable à Medialog, sans préjudice de tous dommages et intérêts, de la totalité des sommes échues ou à échoir jusqu’au terme normal du présent Contrat.

En cas de résiliation le Client ou ses Utilisateurs se verront dans l’impossibilité d’accéder à la Plateforme d’exploitation de Surgica, d’interagir avec le Logiciel Surgica et à recevoir des services quels qu’ils soient de la part de Medialog et ce à compter de la date de fin d’effet du Contrat. Ainsi dans le cas d’un Abonnement Saas, l’accès aux Données de santé à caractère personnel pour lui et ses Utilisateurs n’est plus autorisé sur la Plateforme d’exploitation Surgica ; cependant, en cas de cessation du Contrat, et ce pour quelque motif que ce soit, Medialog pourra restituer les Données de santé à caractère personnel du Client dans les termes et conditions prévus à l’article « Réversibilité ».

A la cessation quelle qu’en soit la cause, d’un Abonnement on-premise, le Client s’engage à donner dans les sept (7) jours maximums suivant la date de fin d’engagement l’accès à Medialog qui réalisera la désinstallation du Progiciel.

Outre la résiliation, tout manquement à une obligation contractuelle peut donner lieu à une action à l'encontre de la Partie contrevenante, en vue d'obtenir réparation du préjudice subi par l'autre Partie au titre des manquements invoqués. 

Les Parties reconnaissent que le Droit d’Utilisation et les Services trouvent leur utilité au fur et à mesure de l'exécution des présentes. En conséquence, en cas de résiliation du Contrat, quelle qu’en soit la cause, aucun remboursement ne pourra intervenir au profit du Client.

Article 16 : Réversibilite

Dans le cas d’un Abonnement Saas, à la date de cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit, Medialog proposera à la demande du Client, un service de restitution des Données lui appartenant, confiées à Medialog à l’occasion de l’exécution du Contrat, dans un format lisible déterminé par Medialog. Ces prestations de Medialog seront à la charge du Client et facturées selon devis préalablement accepté par le Client. L’intégralité des Données du Client confiées à Medialog à l’occasion de l’exécution du Contrat, seront supprimées de manière définitive et irréversible (en ce compris toutes les copies existantes dans ses systèmes d’information) de la Plateforme d’exploitation à la fin de la période de réversibilité. Medialog conservera toutes les preuves nécessaires et utiles de la bonne réalisation de cette suppression, sous toute forme utile, incluant notamment des certificats ou attestations de tiers professionnels, et à communiquer ces preuves au Client à première demande. En cas de résiliation des conditions Générales ou à l’échéance de celui-ci, quelle qu’en soit la raison, les Données du Client restent sa propriété et il est de sa responsabilité de les récupérer à la date de résiliation effective des Conditions Générales ou leur échéance. Pour cela, la demande de réversibilité du Client doit être faite (i) en cas de résiliation des conditions Générales un (1) mois au plus tard après la cessation du Contrat, ou (ii) en cas d’arrivé à l’échéance des conditions Générales un (1) mois au plus tard avant la cessation du Contrat. Tout manquement à cette obligation ne saurait affecter la date de résiliation des Conditions Générales ou leur échéance, ni entrainer la mise en cause de la responsabilité de Medialog.

En cas d’export des données pour restitution, Medialog rendra l’export disponible en téléchargement au Client. Ce lien sera actif pendant 7 (sept) jours. Medialog transmettra un bordereau de livraison par email au Client. Le Client s’oblige à signer et renvoyer ce bordereau par email dans les 7 (sept) jours calendaires à compter de la date de mise à disposition de l’export et à y signaler ses éventuelles réserves. Seules les réserves transmises via ce bordereau de livraison seront prises en compte. Dans ce cas, Medialog disposera de 7 (sept) jours pour faire un retour sur le traitement ou non de ces réserves, compte-tenu de de leur faisabilité technique et de leur prise en charge sans équivoque dans le devis initial. Dans ce contexte, Medialog n’a pas une obligation de résultat. Ainsi une livraison pourra être réputée conforme dans la mesure où Medialog ne garantit pas l’état de l’intégralité des données sources et à ce titre ne garantit pas de récupérer l’intégralité de ces données dans la base de données Surgica du Client.

Sans réserve transmises à Medialog dans le délai de 7 (sept) jours à compter de la date de réception du bordereau de livraison, la livraison sera réputée conforme. Toutes demandes ultérieures seront soumises à devis complémentaire sous réserve de faisabilité technique.

ARTICLE 17 : Assurance

Les Parties, chacune en ce qui les concerne, s’engagent à souscrire une police d’assurance destinée à couvrir les conséquences dommageables des risques liés à l’exécution des Conditions Générales. Cette assurance est prise auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable et les Parties s’engagent, pendant toute la durée du Contrat, à maintenir ladite police d’assurances et à acquitter les primes correspondantes. Un justificatif devra être fournit à l’une ou l’autre des Parties qui en fait la demande expresse à l’autre.

Article 18 : Droit de retractation

Les dispositions du présent article sont applicables uniquement aux contrats conclus hors établissements avec les Clients visés à l’article L221-3 du Code de la consommation.

Dans l’hypothèse où les conditions cumulatives prévues par l’article susvisé seraient remplies, le Client est informé qu’il dispose d’un droit de rétractation. Le Client pourra notifier au moyen du formulaire de rétractation annexé aux présentes et adressé par lettre recommandé avec accusé de réception à Medialog sa volonté de se prévaloir dudit droit de rétractation dans un délai de quatorze (14) jours à compter de la conclusion du Contrat. Nonobstant ce qui précède, aucune demande de rétractation ne pourra intervenir postérieurement à l’installation par Medialog dudit Progiciel en Abonnement on-premise, y compris durant la période de quatorze (14) jours. Par ailleurs, en Abonnement Saas, aucune demande de rétractation ne pourra intervenir postérieurement à l’activation par Medialog dudit Progiciel sur la Plateforme d’exploitation pour le Client, y compris durant la période de quatorze (14) jours.

En dehors de l’hypothèse susvisée, exclusivement réservée aux contrats entrant dans le champ de l’article L221-3 du Code de la consommation, aucun droit de rétractation ne pourra être exercé.

Article 19 : Dispositions diverses

19.1         Incessibilité

Dans la mesure où Medialog est seul titulaire des droits sur Surgica, les Parties conviennent que le Client bénéficie d’un droit d’utilisation personnel, ponctuel, incessible et non exclusif.

19.2         Nullité

Si l'une quelconque des stipulations du Contrat s'avérait nulle au regard d'une règle de droit en vigueur ou d'une décision judiciaire devenue définitive, elle serait alors réputée non écrite, sans pour autant entraîner la nullité du Contrat ni altérer la validité de ses autres dispositions.

19.3         Indépendance des contrats

Le Client reconnaît que le Contrat constitue un document contractuel autonome et indépendant et ne dépend en aucun cas d’autres contrats qui auraient pu être conclus avec Medialog. En conséquence, toute somme due au titre du Contrat restera due par le Client en cas d’expiration d’un autre contrat quelle qu’en soit la cause, étant entendu que Medialog ne procèdera à aucun remboursement d’une somme déjà versée en exécution des présentes. Le Client reconnait que les dispositions de l’article 1186 du Code Civil relatives à la caducité ne pourront être invoquées par lui pour se délier des obligations contractuelles souscrites auprès de Medialog quelles qu’elles soient.

19.4         Modification des conditions contractuelles

Si la modification contractuelle résulte de la transposition d’une norme juridique nationale ou supranationale, le Client ne dispose pas du droit de refuser ladite modification du Contrat qui s’impose à lui. Dans le cas où une modification législative ou réglementaire mettrait à la charge de Medialog des obligations spécifiques supérieures, additionnelles ou différentes de celles mentionnées au Contrat, ou dans le cas où des obligations renforcées, notamment en termes de sécurité, seraient imposées à Medialog, Medialog intègrera ces services supplémentaires à son offre et proposera au Client une souscription aux dits services en l’informant de leurs modalités, notamment financières.

19.5         mise en commun des données au sein d’une structure

Lorsqu’un ou plusieurs Clients Professionnels de Sante décident de collaborer au sein d’une même structure en souscrivant à l’Abonnement Surgica, et que la souscription soit nouvelle ou déjà active, l’ensemble des Données de santé à caractère personnel gérées par ces Utilisateurs sont mises en commun dans l’ensemble des données de la structure, y compris celles issues de reprises de logiciels métiers antérieurs. Le Client fait son affaire personnelle de prendre toute disposition et de recueillir toute autorisation nécessaire au respect des réglementations et législations en vigueur relativement au partage de données de santé à caractère personnel, que ce soit avant ou après acceptation du Contrat.

19.6         déclaration annuelle du client

Conformément aux recommandations des autorités de santé, le Client s’engage, à la date anniversaire du Contrat, à effectuer une déclaration annuelle auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) des moyens qu’il met en œuvre pour assurer l’information des Patients et des Utilisateurs, en relation avec l’exécution du Contrat.

19.7         information et recueil du consentement du patient

Medialog confie au Client le soin de vérifier que le dépôt, l’hébergement et l'accès aux Données de santé à caractère personnel a reçu l’accord des Patients.

Conformément à l’article L.1111-8 du Code de la Santé Publique, le consentement des Patients sera expressément recueilli par le Client. Ce consentement doit également être recueilli préalablement à tout changement dans la situation du Client ou de l’un de ses Utilisateurs, notamment en cas de départ à la retraite, de changement de structure ou de toute autre situation pouvant amener d’autres Medialog se réserve le droit de demander au Client de justifier du recueil du consentement de toute personne concernée. Medialog ne peut en aucun cas être tenu responsable du non-respect par le Client de ses obligations, le Client garantissant à cet égard Medialog à première demande de toute réclamation ou mise en cause dont elle pourrait faire l’objet, et de toute condamnation et ses accessoires ou toute somme que Medialog serait contrainte de payer par décision exécutoire ou en exécution d’une transaction, résultant d’un manquement à cette obligation.

19.8         Renonciation

Le fait que Medialog ne se prévale pas, à un moment donné et pour quelque motif que ce soit, d’une quelconque stipulation du Contrat ne saurait être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir pour l’avenir. Dans le cas où l’une quelconque des présentes stipulations serait, en tout ou partie, annulée, cette annulation n’affectera pas les autres stipulations qui resteront applicables. En cas de contradiction éventuelle avec tout autre document, les Parties conviennent, sauf stipulation contraire expressément acceptée entre elles, d’accorder aux Conditions Générales applicables une valeur hiérarchique supérieure.

19.9         Imprévision

Les Parties conviennent expressément d'écarter l'application de l'article 1195 du Code civil de sorte que l’une ou l’autre des Parties ne sera pas autorisée à demander une renégociation du Contrat à l'autre Partie même si un changement de circonstances imprévisible lors de sa conclusion en rendait son exécution excessivement onéreuse pour elle. Aucune disposition du Contrat ne saurait par ailleurs être interprétée comme autorisant une telle faculté.

19.10       Loi applicable – attribution de juridiction

Le Contrat est régi par le droit interne français. Pour toute difficulté concernant l’exécution ou l’interprétation du Contrat, et qui ne pourrait être réglée à l’amiable par le recours préalable à une procédure de conciliation, la Partie la plus diligente saisira les tribunaux compétents.

Article 20 : Cession

Medialog sera libre de céder le Contrat sans l’accord préalable du Client au profit de tout tiers de son choix. Cette cession s’entend sans aucune solidarité, ce que reconnait expressément le Client.